Geen paniek! Zo bereid je vereniging een bestuurswissel voor

Het bestuur is het baken van de vereniging; het bestuur bepaalt beleid en zorgt voor de dagelijkse leiding. Dan is het soms hartstikke vervelend of in ieder geval onhandig als een bestuurslid opstapt. Wat je als vereniging kunt doen voor een soepele overdracht? Zorg voor goede functieomschrijvingen, leg procedures schriftelijk vast en houd bij op welke data de zittingstermijnen aflopen.

Wie is waar verantwoordelijk voor? Leg dit vast

Elke rol binnen een bestuur heeft z’n eigen verantwoordelijkheden en taken die daaruit voortvloeien. Doorgaans bestaat een bestuur minimaal uit een voorzitter (en vicevoorzitter), een secretaris en een penningmeester. De leden van het bestuur die geen specifieke functie of taak hebben, worden ‘algemeen lid’ genoemd.

Aangezien een bestuur niet voor eeuwig uit dezelfde samenstelling bestaat, is het belangrijk goed vast te leggen wat de verschillende werkwijzen zijn voor deze taken. Hoe factureer en in je de contributie? Wat moet je allemaal regelen voor een ALV(Algemene Ledenvergadering)? En wat is de beste manier om nieuwe leden te werven? Hieronder vind je de verschillende rollen binnen een bestuur. Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheden, taken en werkwijzen die daar bij komen kijken duidelijk vastgelegd zijn.

Taken van de Voorzitter

De voorzitter leidt het dagelijks bestuur van de vereniging. De voorzitter neemt initiatief in bestuurswerkzaamheden, coördineert deze en voert deze uit. Bepaalde taken kunnen worden verdeeld onder commissies. De voorzitter leidt ook vergaderingen, zoals de ALV en andere plenaire vergaderingen.

Sommige voorzitters hebben een heuse voorzittershamer om de orde tijdens vergaderingen te bewaren. Een goede voorzitter gebruikt deze hamer zelden, vaak alleen om de vergadering officieel te openen of te sluiten. De hamer is dan ook van symbolische waarde, het uiterlijke kenmerk van het voorzitterschap.

In dit artikel lees je meer over de taken van een voorzitter en hoe Congressus je met deze taken kan ondersteunen.

Taken van de Secretaris

Een secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van de vereniging. De secretaris maakt de notulen tijdens een vergadering en houdt zich vaak bezig met de voorbereiding van vergaderingen en de opvolging van genomen besluiten. Daarnaast is de secretaris vaak verantwoordelijk voor de ledenadministratie en de correspondentie namens de vereniging. De secretaris is contactpersoon voor de vereniging en het bestuur en waakt over de geldende wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de AVG.

In dit artikel lees je meer over de taken van een secretaris en hoe Congressus je met deze taken kan ondersteunen.

Taken van de Penningmeester

Een penningmeester beheert de financiën van een vereniging. De penningmeester is doorgaans verantwoordelijk voor: beheren van de rekening en kas van de vereniging, begroting opmaken, financiële verslagen opstellen (bijvoorbeeld in de vorm van een jaarverslag of jaarrekening) en transacties beheren en uitvoeren (inkomsten en uitgaven).

In dit artikel lees je meer over de taken van een penningmeester en hoe Congressus je met deze taken kan ondersteunen.

Op welke data lopen de zittingstermijnen af?

De verantwoordelijkheden die elke rol binnen het bestuur heeft veranderen niet zo maar. Werkwijzen kunnen nog wel eens veranderen. De software waar je vereniging mee werkt heeft bijvoorbeeld een update doorgevoerd en daarmee is de werkwijze van een bepaalde taak misschien net even anders dan je gewend bent. Nu is het handig bovenstaande werkwijzen bij te werken wanneer iets verandert. Dit hoeft niet direct, maar het is wel handig dat te doen voor je zittingstermijn erop zit. Zet deze data in je agenda.

Aanvullende zaken die belangrijk zijn bij een bestuurswissel:

Er zijn ook wat praktische zaken waar je aan moet denken bij een bestuurswissel. We hebben er drie voor je op een rij gezet:

• Wijziging doorgeven bij de KvK – Is jouw vereniging ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK), dan moet je de bestuurswissel binnen een week doorgegeven. Dit gaat door middel van een wijzigingsformulier dat je kan opvragen of op de website van het handelsregister kunt invullen. Alleen bestuursleden die zelf aftreden mogen deze wijziging doorgeven. Zij schrijven zichzelf uit en melden hun opvolgers aan. Je hebt de handtekeningen nodig van zowel de oude als de nieuwe bestuursleden, dat kan even tijd kosten.
• Bankrekening overzetten – Na het wisselen bij de KvK kun je met een nieuw uittreksel de toegang tot de bankrekening van de vereniging overzetten. Vooral voor de tekenbevoegdheid is het belangrijk dat je dit tijdig doet. Vraag na bij jouw bank wat je allemaal mee moet nemen, maar een nieuw bestuurslid is in ieder geval verplicht zich te legitimeren. Reken er op dat ook dit best even tijd kan vragen van een bank.
• Online gegevens aanpassen – Wanneer alles geregeld is met de bank en de KvK is het tijd je online gegevens te updaten. Denk aan de e-mailhandtekening, staat daar al de juiste naam van het nieuwe bestuurslid? En is de informatie over het huidige bestuur op de website nog actueel?

Meer tips voor het verenigingsleven:

Bij Congressus geven we graag tips hoe je met een goed gevoel aan de slag gaat voor je vereniging. Onze eerste tip is vanzelfsprekend:

"Probeer onze verenigingssoftware eens."

We hebben nog veel meer kennis in huis die we graag met je delen. Hieronder vind je artikelen die waardevol zijn voor voorzitters:

Lees ook

• Hoe bepaal je de contributie van je vereniging?
• Boekhoudsoftware koppelen met je ledenadministratie
• Ledenadministratie, de veelgemaakte fouten en oplossingen
• Wat is verenigingssoftware?
• Geen paniek! Zo bereid je vereniging een bestuurswissel voor
• Van Excel naar professionele ledenadministratie
• Studievereniging KIC vindt ledenadministratie niet meer intimiderend
• Wanneer is het handig meerdere e-mailadressen van je leden in de ledenadministratie te hebben?

‍