Hoe organiseer je een goede Algemene Ledenvergadering?

Alle verenigingen moeten één keer per jaar hun leden uitnodigen voor een Algemene Ledenvergadering (ALV). De leden kunnen dan meedenken, -praten en stemmen over de toekomst en het beleid van de vereniging. Wil je je als bestuurder of als lid goed inlezen en voorbereiden voor een aankomende ALV? Wij vertellen je meer over wat een Algemene Ledenvergadering precies is, wie er aanwezig zijn en welke onderwerpen hier worden besproken.

Wat is een Algemene Ledenvergadering?

Een Algemene Ledenvergadering (ALV) is een officiële bijeenkomst waar alle leden van de vereniging mogen meepraten en meebeslissen over het gevoerde en toekomstige beleid van de vereniging.

Een ALV moet ten minste één keer per jaar worden georganiseerd. Alle leden worden hiervoor uitgenodigd en krijgen de mogelijkheid om mee te stemmen over de toekomst van de vereniging; het beleid, de activiteiten, de bestuurders, de financiën, enzovoort. Alle leden hebben stemrecht, dus de stem van ieder lid geldt. Daarnaast krijgen de leden de kans om (kritische) vragen te stellen om zo grip te houden op het functioneren van het bestuur en de vereniging als geheel.

“Een algemene ledenvergadering is een bijeenkomst waar alle leden mogen meepraten en meebeslissen over het gevoerde en toekomstige beleid van (het bestuur van) de vereniging”

Naast een vergadering wordt met de ALV ook het hoogste bestuursorgaan van een vereniging bedoeld. Dit houdt in dat grote, bepalende beslissingen worden genomen door de ALV. Hierdoor bepalen de leden dus wat er in grote lijnen met de vereniging gebeurt. Het (algemene) bestuur neemt de dagelijkse besluiten, omdat het simpelweg onmogelijk is om het alle leden van de vereniging te betrekken bij het maken van deze alledaagse besluiten. Maar de ALV beslist onder andere mee over de statuten, het benoemen en (de)chargeren van bestuurders, de inhoud van het huishoudelijk reglement en het goed- of afkeuren van financiële (bewijs)stukken.

Hoe verloopt een ALV?

De huidige (of toekomstige) bestuurders verantwoorden het gevoerde of toekomstige beleid. Al deze onderwerpen, die betrekking hebben op de voortgang van de vereniging, worden gepresenteerd in een jaarverslag. Zo wordt er gesproken over de ontwikkelingen van de afgelopen tijd, welke doelen er worden gesteld voor de toekomst en volgens welk concrete beleid deze doelen zullen worden nagestreefd. Al deze punten worden besproken aan de hand van een vooraf opgestelde agenda; een lijst met onderwerpen die moeten worden besproken tijdens vergadering. Aan het begin van de ALV worden de agendapunten definitief vastgesteld. Een mogelijke ALV agenda ziet er alsvolgt uit:

1. Opening
2. Mededelingen
3. Ingekomen stukken
4. Vaststellen notulen (vorige ALV)
5. Vaststellen agenda
6. Discussiepunten, bijvoorbeeld:
   – Jaarverslag
   – Beleidsplan
   – Begroting
7. WVTTK (Wat Verder Ter Tafel Komt)
8. Rondvraag
9. Afsluiting

Wie zijn er aanwezig en wat is de rolverdeling?

Het is gebruikelijk dat de ALV wordt georganiseerd in een ruime zaal waarin het bestuur, aan een lange tafel en in volgorde van functie, recht tegenover de aanwezigen/leden zit.

Het bestuur

Het bestuur heeft de centrale rol in de Algemene Ledenvergadering. De bestuursleden zijn verantwoordelijk voor het opstellen van de documenten en het verantwoorden van de inhoud. Elk bestuurslid heeft haar eigen verantwoordelijkheden en behandelt die zelf tijdens de vergadering.

Om een agendapunt op een efficiënte manier te behandelen, dient het bestuurslid te vertellen wie de verantwoordelijke is, wat er bereikt moet worden, wanneer dat bereikt moet zijn / hoeveel tijd hiervoor, wat er van betrokken partijen wordt verwacht en volgens welke werkwijze er gehandeld gaat worden. Uiteraard hebben de leden de mogelijkheid om tussendoor vragen te stellen. Het is gebruikelijk dat leden die een vraag hebben hun hand opsteken alvorens ze de beurt krijgen.

(Technisch) voorzitter

De voorzitter van het bestuur leidt over het algemeen de vergadering, maar het bestuur kan er ook voor kiezen om een technisch voorzitter aan te wijzen. Een technisch voorzitter is een soort tijdelijke voorzitter die zich niet bemoeit met de inhoud van een vergadering. Hij of zij leidt de vergadering vanuit een onpartijdig standpunt en zorgt ervoor dat samenvattingen en conclusies voor onderwerpen worden geformuleerd.

(Technisch) notulist

Voor diegene die de notulen van de vergadering maakt, zijn verschillende titels: notulist, notulant, griffier of secretaris. Omdat de secretaris tijdens de ALV verantwoording af moet leggen, wordt er vaak voor gekozen om een technisch notulist aan te stellen. Deze (tijdelijke en vaak ervaren) notulist legt in detail vast wat er wordt besproken, door wie en op welk punt (tijdstip) in de vergadering. Zo kan de inhoud van de ALV later door alle leden (aanwezigen en afwezigen) worden teruggelezen.

Aanwezigen/leden

Het bestuur presenteert en verdedigt. De leden stellen vragen en stemmen. Op een ALV wordt gestemd over verschillende zaken en op verschillende manieren. De twee belangrijkste wijzen van stemmen zijn de open stemming en besloten stemming. In alle gevallen wordt in ieder geval gevraagd wie voor, tegen of blanco stemt.

• Open stemming

De zaak wordt voorgelegd door de (technisch) voorzitter, waarna er door de aanwezigen wordt gestemd middels het wel of niet opsteken van de hand.

• Gesloten stemming

Een open stemming wordt niet gebruikt voor het stemmen over personen. Hiervoor wordt wat langer de tijd genomen met een gesloten stemming. De ALV wordt tijdelijk gepauzeerd, zodat leden de tijd krijgen om een stembriefje in te vullen. Op deze manier blijven de stemmen anoniem.

Over het algemeen wordt een voorstel aangenomen bij een meerderheid (de helft plus één) van de stemmen. Als een lid wel wil stemmen, maar die niet aanwezig kan zijn op de ALV, dan kan zij een ander lid (dat wél aanwezig is) machtigen.

De ALV is dus dé plek om jouw stem als lid te laten horen of jouw beleid als bestuurder op een professionele en doeltreffende manier te presenteren. Zo heeft iedereen invloed op de toekomst van de vereniging.