Uitgebreide lidprofielen
Het lidprofiel bevat in één overzichtelijk scherm alle gegevens van een lid die voor jouw organisatie relevant zijn.
Personalia en contactgegevens
Het basisprofiel bevat alle relevante informatie van een lid. Zowel de personalia als contactgegevens leg je overzichtelijk vast.
Onbeperkt custom velden
Naast het basisprofiel met personalia en contactgegevens kun je het lidprofiel onbeperkt uitbreiden met organisatie specifieke velden. De slimme structuur maakt het mogelijk om leden te filteren op deze eigenschappen.
Alternatieve e-mailadressen
Een alternatief e-mailadres wordt toegevoegd als een custom veld in de ledenadministratie.
E-maildomeinen toestaan of blokkeren
Bij het instellen van het alternatieve e-mail adresveld vragen we welke domeinen je wilt toestaan of blokkeren voor zowel het primaire- als het alternatieve e-mailadres. Zo kun je als vereniging bijvoorbeeld instellen dat het primaire e-mailadres altijd een studenten e-mailadres moet zijn, terwijl het alternatieve e-mailadres juist geen studenten e-mailadres mag zijn.
Versturen naar alternatieve e-mailadressenBij het opstellen van een mailing kun je ervoor kiezen om ook alternatieve e-mailadressen mee te nemen. In dit kennisbank artikel kan je lezen hoe je een mailing opstelt.
Gender-opties
Wanneer alleen man en vrouw niet voldoen, kun je in Congressus ook een derde gender-optie aanbieden aan je leden.
Veld-instellingen per lidmaatschap
De lidstatus bepaalt de opbouw van het profiel. Je stelt per lidstatus in welke velden zichtbaar, bewerkbaar of verplicht zijn. Zo verzamel je van ieder lid precies de juiste informatie.
Voorbeeld: Bij studerende leden vraag je om studiegegevens, bij werkende leden om vakgebied en afgeronde opleiding.
Inzicht in alle relevante gegevens
Het lidprofiel biedt direct inzicht in de groepen, organisaties, evenementen, communicatie en financiële informatie van het lid. Staan er facturen open, dan tonen we dat direct. Ook toekomstige wijzigingen in de lidstatus zijn direct zichtbaar.
Meta-informatie
Naast de personalia, contact- en bankgegevens en de custom velden, houdt Congressus bij hoe een lid in je ledenadministratie gekomen is; via een import, handmatig of door lid te worden via de website van de vereniging. Wanneer men lid is geworden via een specifieke campagne voor lid worden, dan is dat direct zichtbaar in het profiel.
Taken en notities
Met notities hou je overzicht in contactmomenten, aantekeningen. Door taken aan te maken en toe te wijzen aan andere gebruikers binnen je organisatie, hou je overzicht in je administratie.
Verjaardagen van leden
Zie in één oogopslag welke leden van je organisatie binnenkort jarig zijn. Activeer de verjaardagskalender in de instellingen. Je kunt hier automatische verjaardagsberichten instellen die naar leden worden verstuurd op hun verjaardag.
Bewaar je lidhistorie
Bewaar je lidhistorie
De lidhistorie is een waardevolle informatiebron die we bijhouden in de lidmaatschapstijdlijn van het profiel.
Je bepaalt zelf hoe je de lidmaatschapsvormen indeelt. Het systeem houdt automatisch bij wanneer de lidmaatschapsvorm van een lid wijzigt.
Lidmaatschapstijdlijn
De tijdlijn toont een compleet overzicht van voormalige, huidige en toekomstige lidstatussen. Je kunt toekomstige wijzigingen direct invoeren—deze worden dan automatisch doorgevoerd op de ingestelde datum.
Filteren met referentiedatum
Je kunt leden eenvoudig filteren op basis van hun lidstatus binnen de ledenadministratie. Door een referentiedatum in te vullen, toont Congressus automatisch de exacte ledenstand op dat specifieke moment.
Structureer met groepen
Gebruik groepen om leden in te delen in commissies, kenniskringen, jaarclubs en andere verbanden.
Eigen mappenstructuur
Je kunt groepen ordenen in een flexibele mappenstructuur. Hiermee maak je een logische indeling die perfect aansluit bij jouw organisatie.
Publiceer groepen
Groepen kunnen op de website gepubliceerd worden. Dit geeft direct inzicht in de groepsleden en maakt het mogelijk om groepslidmaatschappen van leden op te zoeken in de online ledenlijst.
Groepshistorie beschikbaar
Door groepen en lidmaatschappen te voorzien van begin- en einddatums, blijft de historie van voormalige groepsleden en niet meer bestaande groepen bewaard. Dit is vooral handig voor commissies waarvan de samenstelling jaarlijks wisselt.
Zelf inschrijven via de website
Met de zelf inschrijf functie kunnen leden via de website aangeven van welke groepen ze lid zijn of waren. Dit is vooral waardevol voor verenigingen met onvolledige of ontbrekende historische gegevens.
Per groepsmap bepaal je of zelf inschrijving voor de onderliggende groepen mogelijk is.
Bepaal je doelgroep
Gebruik filters en selecties om segmenten te maken binnen je ledenadministratie.
Filters zijn een krachtig hulpmiddel voor het samenstellen van ledengroepen. Je kunt filteren op diverse criteria uit het lidprofiel, waaronder betaalgegevens, groepslidmaatschappen en deelname aan evenementen.
Selecties samenstellen
Op basis van een filter stel je een selectie samen. Deze selectie kun je vervolgens handmatig aanpassen door specifieke leden toe te voegen of te verwijderen.
Je maakt uitgebreide selecties in je ledenadministratie door verschillende criteria te combineren. Hiermee kun je in één keer acties uitvoeren zoals factureren, mailings versturen of evenementuitnodigingen verzenden.
Bulk-acties op basis van een selectie
Een selectie is het startpunt voor het uitvoeren van bulk-acties binnen de ledenadministratie. Je kunt bijvoorbeeld leden gezamenlijk factureren, mailings versturen, lidstatussen wijzigen of incassomachtigingen toevoegen.
Bevorder datakwaliteit
De betrouwbaarheid van de ledenadministratie staat of valt met de kwaliteit van de gegevens. Congressus controleert en verrijkt alle ingevulde informatie automatisch. Hierdoor voorkomen we fouten in je administratie en krijg je gerichte feedback bij typfouten.
Controle bij importeren ledenlijst
Wanneer je een bestaande ledenlijst importeert, controleert onze software direct of alle gegevens geldig zijn. Zo voorkom je dat je vereniging met onjuiste gegevens in Congressus start.
Verrijken van aangeleverde data
Congressus verrijkt automatisch de aangeleverde gegevens op de achtergrond. Een voorbeeld hiervan is het aanvullen van adressen met provincie-informatie en exacte locaties op de kaart.
Validatie van rekeninggegevens
Alle IBAN- en BIC-gegevens worden automatisch op geldigheid gecontroleerd. Voor Nederlandse IBAN's wordt de juiste BIC automatisch toegevoegd en worden fouten direct aangegeven. Dit zorgt ervoor dat automatische incasso's met geldige rekeninggegevens worden uitgevoerd.
Ingericht voor jouw organisatie
De flexibiliteit van Congressus zorgt ervoor dat het naadloos aansluit bij de behoeften van je organisatie.
Alle informatie komt precies waar deze hoort en is alleen zichtbaar voor de juiste leden. Elk lid wordt alleen gevraagd om informatie die relevant is.
Met vertrouwen aan de slag
Onze onboarding-specialisten begeleiden je bij het inrichten van je administratie. Hierdoor kun je direct effectief aan de slag en weet je zeker dat je administratie perfect aansluit bij alle processen binnen je organisatie. We bieden niet alleen hulp bij de inrichting, maar verzorgen ook trainingen op maat.
Lees meer over onze ondersteuning bij het starten met Congressus.
Wacht niet langer!
Maak geheel vrijblijvend je eigen Congressus omgeving aan en ontdek hoe je eenvoudig je vereniging kan beheren. Of plan een afspraak.
