Uitgebreide lidprofielen
Het lidprofiel bevat in één overzichtelijk scherm alle gegevens van een lid die voor jouw organisatie relevant zijn.
Personalia, contactgegevens en custom velden
Naast een uitgebreid basisprofiel met personalia en contactgegevens, is het mogelijk om het lidprofiel onbeperkt uit te breiden met specifieke velden voor de organisatie. Door de slimme structuur kun je leden ook filteren op deze specifieke eigenschappen.
Aangepast per lidmaatschap
De lidstatus van een lid bepaalt de opbouw van het profiel van een lid. Bepaal per lidstatus welke velden je toont, bewerkbaar of vereist zijn. Zo verzamel en toon je van ieder lid alleen de relevante informatie.
Voorbeeld: Van studerende leden vraag je naar studie-gegevens, van werkende leden om hun vakgebied en afgeronde opleiding.
Inzicht in alle relevante gegevens
Het lidprofiel biedt direct inzicht in de groepen, organisaties, evenementen, communicatie en financiële informatie van het lid. Staan er facturen open, dan tonen we dat direct. Ook toekomstige wijzigingen in de lidstatus zijn direct zichtbaar.
Meta-informatie
Naast de personalia, contact- en bankgegevens en de custom velden, houdt Congressus bij hoe een lid in je ledenadministratie gekomen is; via een import, handmatig of door lid te worden via de website van de vereniging. Wanneer men lid is geworden via een specifieke campagne voor lid worden, dan is dat direct zichtbaar in het profiel.
Taken en notities
Met notities hou je overzicht in contactmomenten, aantekeningen. Door taken aan te maken en toe te wijzen aan andere gebruikers binnen je organisatie, hou je overzicht in je administratie.
Bewaar je lidhistorie
De lidhistorie kan een belangrijke bron van informatie zijn. Deze houden we bij in de lidmaatschapstijdlijn in het lidprofiel.
Je bepaalt zelf de indeling in lidmaatschapsvormen. Van ieder lid wordt bijgehouden wanneer de lidmaatschapsvorm is gewijzigd.
Lidmaatschapstijdlijn
De tijdlijn geeft inzicht in voormalige, huidige en toekomstige lidstatussen van een lid. Wijzigingen in de toekomst verwerk je direct en worden automatisch doorgevoerd op de ingestelde datum.
Filteren met referentiedatum
Je filtert leden binnen de ledenadministratie eenvoudig op basis van hun lidstatus. Door het invullen van een referentiedatum, filtert Congressus op basis van de stand van zaken op een specifiek moment.
Structureer met groepen
Gebruik groepen om je leden in te delen in commissies, kenniskringen, jaarclubs, etc.
Eigen mappenstructuur
Groepen worden ingedeeld in een mappenstructuur. Hierin kun je onbegrensd een logische indeling maken die past bij jouw organisatie.
Publiceer groepen
Groepen kunnen op de website gepubliceerd worden. Dit geeft direct inzicht in de groepsleden en maakt het mogelijk om groepslidmaatschappen van leden op te zoeken in de online ledenlijst.
Groepshistorie beschikbaar
Door de groep en groepslidmaatschappen zowel een begin- als einddatum te geven, zorg je dat de historie bewaard blijft van voormalig groepsleden en groepen die inmiddels niet meer bestaan. Denk daarbij aan commissies waarvan de samenstelling jaarlijks wisselt.
Zelf inschrijven via de website
De functionaliteit voor zelf inschrijven geeft leden de mogelijkheid via de website aan te geven van welke groepen ze lid zijn of zijn geweest. Dit kan een waardevolle optie zijn voor verenigingen waarbij historische gegevens niet compleet zijn of volledig ontbreken.
Je bepaalt per map met groepen of zelf inschrijven voor de onderliggende groepen beschikbaar is.
Bepaal je doelgroep
Gebruik filters en selecties voor het maken van segmenten binnen je ledenadministratie.
Filters zijn een krachtig hulpmiddel om een selectie van leden samen te stellen. Je filtert op een uitgebreide set aan criteria, samengesteld uit de informatie in het lidprofiel. Ook betaalinformatie, groepslidmaatschappen en evenementdeelname zijn onderdeel van de criteria waarop je filtert.
Selecties samenstellen
Op basis van een filter stel je een selectie samen. Deze selectie kan handmatig worden uitgebreid of verkleind met specifieke leden.
Op basis van verschillende criteria maak je uitgebreide selecties in je ledenadministratie. Op deze manier kan je zo’n selectie in één keer factureren, een mailing sturen of uitnodigen voor een evenement.
Bulk-acties op basis van een selectie
Een selectie vormt de basis voor het uitvoeren van bulk-acties binnen de ledenadministratie. Denk aan het in bulk factureren van leden, mailings versturen, lidstatus wijzigen of het toevoegen van een incasso-machtiging.
Bevorder datakwaliteit
De betrouwbaarheid van de ledenadministratie staat en valt met de kwaliteit van de gegevens. Congressus controleert en verrijkt alle ingevulde informatie. Zo voorkomen we fouten in je administratie en geven we gerichte feedback bij typfouten.
Controle bij importeren ledenlijst
Bij het importeren van een bestaande ledenlijst controleert onze software automatisch of de aangeleverde gegevens geldig zijn. Zo voorkomen we dat je vereniging start met onjuiste gegevens binnen Congressus.
Verrijken van aangeleverde data
Op de achtergrond verrijkt Congressus aangeleverde gegevens. Denk daarbij aan het aanvullen van een adres met gegevens over de provincie en locatie op de kaart.
Validatie van rekeninggegevens
De ingevulde IBAN en BIC worden gecontroleerd op geldigheid. Bij Nederlandse IBAN's worden typfouten voorkomen en wordt de IBAN aangevuld met de juiste BIC. Wanneer je vereniging automatische incasso gebruikt, weet je zeker dat je daarvoor geldige IBAN's gebruikt.
Ingericht voor jouw organisatie
De flexibiliteit van Congressus maakt het mogelijk om volledig aan te sluiten op de behoeften van je organisatie.
Alle informatie komt op de juiste plek en wordt getoond aan de juiste leden. Je vraagt ieder lid enkel om relevante informatie.
Met vertrouwen aan de slag
Onze onboarding-specialisten helpen je bij het inrichten van je administratie. Zo ga je met vertrouwen aan de slag en weet je zeker dat je administratie volledig aansluit op de verschillende processen binnen je organisatie. Naast ondersteuning bij de inrichting verzorgen we trainingen op maat.
Lees meer over onze ondersteuning bij het starten met Congressus.
Wacht niet langer!
Maak geheel vrijblijvend je eigen Congressus omgeving aan en ontdek hoe je eenvoudig je vereniging kan beheren. Of plan een afspraak.
