Financiële administratie

Maak en verstuur facturen aan leden, organisaties en externe ontvangers. Onze slimme debiteurenbeheer ondersteunt je bij het herinneren en aanmanen van facturen waarvan de betaaltermijn vervallen is.

Facturatie

Congressus maakt automatisch facturen aan voor verkochte tickets, bestellingen in je webshop en verhuurreserveringen. Daarnaast maak je eenvoudig zelf facturen aan voor zowel leden, groepen, organisaties en externe partijen.

Alles waar je organisatie een betaling verwacht in één overzicht

Debiteurenbeheer

Van iedere factuur houden we de status bij. Is een factuur betaald? Dan zie je dat direct in het overzicht. Facturen waarvan de betaaltermijn is verstreken, krijgen de status 'Vervallen'. Deze facturen kun je herinneren en aanmanen. Wanneer een betaling is verwerkt, kun je geautomatiseerd een betalingsbevestiging versturen.

De workflow gekoppeld aan de factuur bepaalt de betaalwijze, betaaltermijnen en de teksten die worden gebruikt voor het versturen en herinneren van een factuur.

Filters

Uitgebreide filters geven je de mogelijkheid om snel de juiste selectie facturen te maken op basis van periode, factuurstatus, type, categorie en automatische incasso.

Exports naar Excel en PDF

Vanuit het overzicht kun je facturen als Excel- of PDF-bestand exporteren. Filters maken het mogelijk om de juiste selectie van facturen te maken, op basis van bijvoorbeeld status, factuurtype en periode.

Naast exporteren, kun je facturen ook beheren via de uitgebreide API van Congressus.

Rapportages

De financiële rapportages in Congressus Manager geven je inzicht in de omzet per categorie en product in de geselecteerde periode. Daarnaast geven rapportages inzicht in de betaalstatus.

Krachtige workflows voor facturen helpen je bij het debiteurenbeheer.

Verzenden, herinneren en bevestigen

In een workflow bepaal je de verzendwijze, teksten voor verzending per e-mail, inhoud van herinneringen en indien gewenst een betalingsbevestiging wanneer de betaling van een factuur is verwerkt in de administratie.

Aangepaste workflow voor automatische incasso

Per workflow geef je aan of je automatische incasso wil gebruiken. Voor automatische incasso stel je aangepaste betalingsvoorwaarden en mails op. Voor gestorneerde betalingen stel je een betalingsverzoek in om alsnog snel betaald te krijgen.

Incasseren van facturen zorgt voor minder werk voor zowel leden als voor de organisatie.

Incassobestand samenstellen

Op basis van openstaande facturen stel je een nieuw incassobestand samen. In het incassobestand worden de openstaande facturen gebundeld per lid. Alle gerelateerde facturen krijgen de status 'Betaling in uitvoering'.

Automatische incasso biedt gemak voor het lid en voor de administratie

Een in Congressus samengesteld incassobestand kun je exporteren en door de bank laten verwerken. Het geëxporteerde bestand voldoet aan het PAIN-formaat (pain.008.001.02).

Betaalstatus bijwerken

Nadat de bank het incassobestand heeft verwerkt en uitgevoerd, kan de betaalstatus in Congressus verwerkt worden. De status van de betreffende facturen wordt direct aangepast. Het verwerken van betalingen kan zowel handmatig als via de bank import (vanaf pakket Pro).

Limieten van het incassocontract

Congressus houdt automatisch rekening met de limieten die de organisatie heeft afgesproken met de bank in het incassocontract.

Hou de status van facturen up-to-date door betalingen te verwerken.

Online betalingen

Wanneer je online betalingen gebruikt via Mollie, wordt de betaalstatus van een factuur automatisch aangepast bij een succesvolle betaling. Meer informatie over de koppeling met Mollie lees je hier.

Handmatig verwerken

Ontvang je betalingen contant, via bankoverschrijving of via een pin-terminal, dan kun je deze handmatig verwerken bij de betreffende factuur. De status van de factuur wordt automatisch bijgewerkt.

Bankmutaties importeren en afletteren

Vanaf pakket Pro biedt de bank import de mogelijkheid om mutaties te importeren. Alle grote banken bieden hiervoor exports in het CAMT.053-formaat. Betalingen met betrekking tot automatische incasso worden automatisch gematcht. Voor overige mutaties geeft Congressus suggesties op basis van omschrijving, naam, IBAN, bedrag en transactiedatum.

De bank import maakt het afletteren van betalingen een kwestie van controleren ipv. zoeken

Creditfacturen en kruisbetalingen

Verkeerde facturen kun je crediteren. De originele factuur en de creditfactuur kun je met elkaar verrekenen met een kruisbetaling. Kruisbetalingen kun je ook gebruiken om andere facturen van een lid met elkaar te verrekenen.

Met bulk-acties kun je meerdere facturen in één keer verwerken. Zo kun je grote aantallen facturen efficiënt aanmaken, versturen en herinneren.

Verzend in één keer alle concept-facturen, herinner facturen waarvan de betaaltermijn is verstreken en verwerk betalingen in bulk

Voor het in bulk aanmaken van contributiefacturen biedt Congressus gespecialiseerde tools.

Maak binnen no-time de juiste contributiefacturen voor al je leden. Door de koppeling met de ledenadministratie maakt Congressus automatisch de juiste contributiefacturen voor alle betalende leden.

Geautomatiseerd contributiefacturen maken

Congressus maakt gebruik van de krachtige combinatie van facturatie en ledenadministratie in één omgeving. In Congressus maak je in een overzichtelijk stappenplan de juiste contributiefacturen aan voor alle betalende leden. Doordat Congressus weet voor welke periode een lid al gefactureerd is, mis je nooit een lid en worden leden ook niet dubbel gefactureerd.

Bepaal contributiebedrag en -termijn

Per lidstatus bepaal je het contributiebedrag en de contributietermijn. Zowel bij het lid worden van de vereniging als bij het aanmaken van de contributiefacturen houden we rekening met het ingestelde bedrag en de termijn.

Factureer en ontvang de contributie van je leden gemakkelijk via Congressus Manager. Met verschillende contributie-producten, workflows en betaalmogelijkheden.

Afwijkende contributieperiodes

Indien gewenst geef je leden de mogelijkheid om een afwijkende contributieperiode te kiezen. De slimme tools van Congressus zorgen automatisch voor een correcte factuur voor de gekozen contributieperiode.

Donaties en vrijwillige bijdrage

Geef leden de mogelijkheid om een extra bedrag bij te dragen aan je organisatie. Dit kan in de vorm van een donatie of vrijwillige bijdrage. Deze optie activeer je per lidstatus. Het minimumbedrag wordt bepaald op basis van het contributieproduct. Bij het aanmaken van contributiefacturen wordt automatisch het door het lid ingevulde bedrag gebruikt.

Afwijkende factuuradressen geven het lid de mogelijkheid om facturen aan bijvoorbeeld de werkgever of eigen onderneming te laten versturen. Je definieert afwijkende factuuradressen op basis van velden in het profiel van een lid. Indien gewenst kan het lid zelf het factuuradres wijzigen of een specifieke voorkeur opgeven voor het te gebruiken factuuradres.

Door een afwijkend factuuradres als standaard in te stellen, worden facturen altijd aan het afwijkende factuuradres gestuurd.