Facturatie en debiteurenbeheer
Maak en verstuur facturen aan leden, organisaties en externe ontvangers. Onze slimme debiteurenbeheer ondersteunt je bij het herinneren en aanmanen van facturen waarvan de betaaltermijn vervallen is.
Facturatie
Congressus maakt automatisch facturen aan voor verkochte tickets, bestellingen in je webshop en verhuurreserveringen. Daarnaast maak je eenvoudig zelf facturen aan voor zowel leden, groepen, organisaties en externe partijen.
Alles waar je organisatie een betaling verwacht in één overzicht
Debiteurenbeheer
We houden de status van elke factuur bij. Zodra een factuur is betaald, zie je dit direct in het overzicht. Facturen waarvan de betaaltermijn is verstreken, krijgen de status 'Vervallen'. Voor deze facturen kun je herinneringen en aanmaningen versturen. Na verwerking van een betaling kun je automatisch een betalingsbevestiging versturen.
De aan de factuur gekoppelde workflow bepaalt de betaalwijze, betaaltermijnen en de teksten voor het versturen en herinneren van een factuur.
Filters
Uitgebreide filters geven je de mogelijkheid om snel de juiste selectie facturen te maken op basis van periode, factuurstatus, type, categorie en automatische incasso.
Exports naar Excel en PDF
Vanuit het overzicht kun je facturen als Excel- of PDF-bestand exporteren. Filters maken het mogelijk om de juiste selectie van facturen te maken, op basis van bijvoorbeeld status, factuurtype en periode.
Naast exporteren, kun je facturen ook beheren via de uitgebreide API van Congressus.
Rapportages
De financiële rapportages in Congressus Manager geven je inzicht in de omzet per categorie en product in de geselecteerde periode. Daarnaast geven rapportages inzicht in de betaalstatus.
Workflows
Krachtige workflows voor facturen helpen je bij het debiteurenbeheer.
Verzenden, herinneren en bevestigen
Een workflow stelt je in staat om verzendwijze, e-mailteksten, herinneringsberichten en optionele betalingsbevestigingen te bepalen.
Aangepaste workflow voor automatische incasso
Per workflow geef je aan of je automatische incasso wil gebruiken. Voor automatische incasso stel je aangepaste betalingsvoorwaarden en mails op. Voor gestorneerde betalingen stel je een betalingsverzoek in om alsnog snel betaald te krijgen.
Automatische incasso
Het incasseren van facturen vermindert het werk voor zowel leden als de organisatie.
Incassobestand samenstellen
Je stelt eenvoudig een nieuw incassobestand samen op basis van openstaande facturen. Het systeem bundelt deze facturen automatisch per lid, waarna alle gerelateerde facturen de status 'Betaling in uitvoering' krijgen.
Automatische incasso biedt gemak voor het lid en voor de administratie
Je kunt het samengestelde incassobestand exporteren en door de bank laten verwerken. Het geëxporteerde bestand voldoet aan het PAIN-formaat (pain.008.001.02).
Betaalstatus bijwerken
Nadat de bank het incassobestand heeft verwerkt en uitgevoerd, kan de betaalstatus in Congressus verwerkt worden. De status van de betreffende facturen wordt direct aangepast. Het verwerken van betalingen kan zowel handmatig als via de bank import (vanaf pakket Pro).
Limieten van het incassocontract
Congressus houdt automatisch rekening met de limieten die de organisatie heeft afgesproken met de bank in het incassocontract.
Betalingen verwerken
Houd de status van facturen actueel door betalingen te verwerken.
Online betalingen
Wanneer je online betalingen gebruikt via Mollie, wordt de betaalstatus van een factuur automatisch aangepast bij een succesvolle betaling. Meer informatie over de koppeling met Mollie lees je hier.
Handmatig verwerken
Bij contante betalingen, bankoverschrijvingen of pinbetalingen kun je deze handmatig verwerken bij de betreffende factuur. De status wordt automatisch bijgewerkt.
Bankmutaties importeren en afletteren
Vanaf pakket Pro kun je bankmutaties importeren. Alle grote banken bieden hiervoor exports in het CAMT.053-formaat. Automatische incassobetalingen worden direct gematcht. Voor andere mutaties geeft Congressus suggesties op basis van omschrijving, naam, IBAN, bedrag en datum.
De bankimport maakt het afletteren van betalingen een kwestie van controleren in plaats van zoeken
Creditfacturen en kruisbetalingen
Voor onjuiste facturen maak je een creditfactuur aan. Deze kun je met de originele factuur verrekenen via een kruisbetaling. Met kruisbetalingen verreken je ook andere facturen van een lid onderling.
Bulk-acties
Met bulk-acties kun je meerdere facturen in één keer verwerken. Zo kun je grote aantallen facturen efficiënt aanmaken, versturen en herinneren.
Verzend in één keer alle concept-facturen, herinner facturen waarvan de betaaltermijn is verstreken en verwerk betalingen in bulk
Voor het in bulk aanmaken van contributiefacturen biedt Congressus gespecialiseerde tools.
Contributie factureren
Maak snel de juiste contributiefacturen voor al je leden. Dankzij de koppeling met de ledenadministratie genereert Congressus automatisch de correcte facturen voor alle betalende leden.
Geautomatiseerd contributiefacturen maken
Congressus combineert facturatie en ledenadministratie in één systeem. Via een overzichtelijk stappenplan maak je de juiste contributiefacturen aan. Omdat Congressus bijhoudt welke periode al gefactureerd is, worden leden nooit overgeslagen of dubbel gefactureerd.
Bepaal contributiebedrag en -termijn
Per lidstatus stel je het contributie bedrag en de contributie periode in. Het systeem houdt automatisch rekening met deze instellingen, zowel bij nieuwe inschrijvingen als bij het genereren van contributie facturen.
Factureer en ontvang contributie eenvoudig via Congressus Manager, met flexibele contributie producten, workflows en betaalopties.
Afwijkende contributie periodes
Je kunt leden de optie bieden om een afwijkende contributie periode te kiezen. De tools van Congressus genereren automatisch een correcte factuur voor de gekozen periode.
Donaties en vrijwillige bijdrage
Bied leden de mogelijkheid om extra bij te dragen aan je organisatie via donaties of vrijwillige bijdragen. Je activeert deze optie per lidstatus, waarbij het minimumbedrag wordt bepaald door het contributieproduct. Het systeem verwerkt het door het lid gekozen bedrag automatisch in de contributiefacturen.
Afwijkende factuuradressen
Met afwijkende factuuradressen kunnen leden ervoor kiezen om facturen naar een andere ontvanger te laten sturen, zoals hun werkgever of eigen onderneming. Je stelt deze factuuradressen in op basis van velden in het ledenprofiel. Leden kunnen desgewenst zelf hun factuuradres aanpassen of aangeven welk factuuradres hun voorkeur heeft.
Door een afwijkend factuuradres als standaard in te stellen, worden facturen altijd aan het afwijkende factuuradres gestuurd.
Wacht niet langer!
Maak geheel vrijblijvend je eigen Congressus omgeving aan en ontdek hoe je eenvoudig je vereniging kan beheren. Of plan een afspraak.
