Ledenadministratie, de veelgemaakte fouten en oplossingen

Zoals:

• Onjuiste gegevens in de ledenadministratie
• Slechte beveiligde ledengegevens
• Inefficiënt gebruik van software door de vereniging
• Onvoldoende back-ups van de ledenadministratie
• Onvoldoende toegangsrechten tot de ledenadministratie

Onjuiste gegevens in de ledenadministratie

Het niet up-to-date houden van ledeninformatie kan leiden tot fouten in de communicatie met leden en bij het innen van de contributie. Zo kan je ervan uitgaan dat facturen niet aankomen, wanneer je deze stuurt naar een inactief mailadres.

Met de verenigingssoftware van Congressus kunnen leden zelf hun gegevens aanpassen in de ledenadministratie. Wanneer een lid verhuist, of van bank verandert, kan een lid dit zelf wijzigen. Met onze software kan je leden periodiek mailen met de vraag of hun gegevens nog kloppen. In het geval van bankgegevens checkt Congressus Manager of deze juist zijn ingevuld.

De betrouwbaarheid van de ledenadministratie staat en valt met de kwaliteit van de gegevens. Congressus controleert en verrijkt alle ingevulde informatie. Zo voorkomen we fouten in je administratie en geven we gerichte feedback bij typefouten.

• Controle bij importeren ledenlijst - Bij het importeren van een bestaande ledenlijst controleert onze software automatisch of de aangeleverde gegevens, zoals huisnummer, straatnaam en postcode geldig zijn. Zo voorkomen we dat je vereniging start met onjuiste gegevens binnen Congressus.
• Verrijken van aangeleverde data - Op de achtergrond verrijkt Congressus aangeleverde gegevens. Denk daarbij aan het aanvullen van een adres met gegevens over de provincie en locatie op de kaart.
• Validatie van rekeninggegevens - De ingevulde IBAN en BIC worden gecontroleerd op geldigheid. Bij Nederlandse IBAN's worden typefouten voorkomen en wordt de IBAN aangevuld met de juiste BIC. Wanneer je vereniging automatische incasso gebruikt, weet je zeker dat je daarvoor geldige IBAN's gebruikt.

Slechte beveiligde ledenadministratie

Onvoldoende beveiliging van ledengegevens kan leiden tot datalekken en schending van privacywetten. Zaken die je als vereniging zoveel mogelijk wil voorkomen. Met de verenigingssoftware van Congressus zijn de gegevens van je leden veilig in de cloud:

• Datacentra in Nederland - Ons platform draait op servers in Nederland, bij een Nederlands bedrijf.
• Certificering - Congressus werkt alleen samen met partijen die zowel ISO- als NEN-gecertificeerd zijn. ISO staat voor de Internationale Organisatie voor Standaardisatie, die wereldwijd erkende normen ontwikkelt voor verschillende sectoren, zoals kwaliteitsmanagement en informatiebeveiliging. NEN staat voor Nederlands Normalisatie Instituut, dat normen ontwikkelt en beheert die specifiek zijn voor Nederland, zoals NEN 7510 voor informatiebeveiliging in de zorg. Beide certificeringen helpen bedrijven om aan te tonen dat ze voldoen aan hoge standaarden op het gebied van kwaliteit, veiligheid en efficiëntie.
• Encryptie - Gevoelige gegevens worden versleuteld opgeslagen.
• Dagelijkse backups - We maken geautomatiseerd back-ups naar een externe locatie.

Daarnaast kan je met gebruikersbeheer- en rechten zorgen dat gebruikers van onze verenigingssoftware alleen toegang hebben tot informatie die voor hen bestemd is. Houd anderen buiten de deur:

• Inloggen met Google of Microsoft - Single sign-on (SSO) maakt inloggen sneller en veiliger.
• Uitgebreide rechtenstructuur - Beperk de toegang van gebruikers op basis van een uitgebreide rechtenstructuur.
• Authenticatie in twee stappen - Vereis een extra stap bij het inloggen in Congressus.
• Audit trail (Enterprise) - Zie wie, wanneer, welke wijzigingen heeft doorgevoerd.
• Restrictie op IP-adres - Beperk toegang tot een enkel IP-adres of een blok van IP-adressen.

Inefficiënt gebruik van software door de vereniging

Het gebruik van verouderde of ongeschikte software kan de administratie nodeloos ingewikkeld maken en fouten veroorzaken.

De missie van Congressus is om de beste software te ontwikkelen voor verenigingen, clubs, netwerken, communities en andere organisaties met leden. Dit door een platform te bouwen dat een digitale fundering biedt voor degenen die verantwoordelijk zijn voor de operationele kant van de vereniging.

• Ledenadministratie veilig in de cloud
• Gerichte communicatie met de leden
• Een website voor huidige en toekomstige leden
• Evenementen organiseren voor huidige en toekomstige leden
• Financiële administratie van alle betalingen door je leden

Onvoldoende back-ups van de ledenadministratie

Het niet regelmatig maken van back-ups kan leiden tot verlies van belangrijke gegevens bij technische storingen. De verenigingssoftware van Congressus maakt dagelijks en geautomatiseerd back-ups en bewaart deze op een externe locatie.

Onvoldoende toegangsrechten

Het niet goed beheren van wie toegang heeft tot welke gegevens kan leiden tot ongeautoriseerde toegang en fouten. Een ouderwets Excel-bestand wordt bijvoorbeeld alleen lokaal opgeslagen. Veranderingen kunnen maar op een plek of computer worden doorgevoerd. Met de verenigingssoftware van Congressus zorg je dat gebruikers van de software toegang hebben tot de juiste informatie. Niet iedereen hoeft toegang te hebben tot de ledenadministratie. Op deze manier is de ledenadministratie overal en altijd bereikbaar via hun eigen computer, laptop of tablet.

Meer tips voor het verenigingsleven

Bij Congressus geven we graag tips hoe je met een goed gevoel aan de slag gaat voor je vereniging. Onze eerste tip is daarbij vanzelfsprekend:

“Probeer onze verenigingssoftware eens.”

We hebben nog veel meer kennis die we graag met jullie delen. Zo hebben we hieronder een lijst samengesteld met artikelen waar je misschien iets aan hebt:

Lees ook:

• Wat is de verenigingssoftware van Congressus?
• Software voor je vereniging: standaard of maatwerk?
• Wanneer is het handig meerdere e-mailadressen van je leden in de ledenadministratie te hebben?
• Boekhoudsoftware koppelen met je ledenadministratie

‍