Zo overtuig je de ALV van Congressus

Wat voor vereniging je ook bestuurt, jullie bestuurders hebben een ding gemeen: je doet er alles aan om jouw vereniging naar een hoger plan te tillen. De juiste software voor je verenigingsadministratie en communicatie helpt je daarbij. Hier zijn 5 tips om jouw leden van Congressus te overtuigen.

Je vereniging professionaliseren, de continuïteit waarborgen en de betrokkenheid van leden bevorderen. Dat wil jij toch ook? Als je Congressus hebt getest, heb je gezien dat de software positieve invloed heeft op deze doelstellingen. Doen dus. Maar hoe overtuig je jullie ALV om Congressus te nemen? Wij zetten de belangrijkste punten voor je op een rijtje.

1. Professionalisering
2. Continuïteit
3. Betrokkenheid van leden
4. Informatie- en kennisdeling
5. Veiligheid

1. Professionalisering

Zoekgeraakte leden in Excelsheets op verschillende computers, boekwerken van bonnen en stapels werk dat nog gedaan moet worden. Kortom: de administratie ligt overal en nergens. Herkenbaar? Dan sla je met Congressus zeker een slag op het gebied van professionalisering. De kwaliteit van je vereniging gaat erop vooruit omdat je de complete verenigingsadministratie beheert vanuit één online omgeving. Die omgeving is toegankelijk voor meerdere mensen als de vereniging hen daar rechten voor geeft. Dit kost ook nog eens veel minder tijd en is makkelijker over te dragen.

✓ Complete verenigingsadministratie (leden, website, financiën en mailing) vanuit één software

✓ Veilig online, dus altijd en overal toegankelijk voor alle gebruikers

✓ Papieren administratie en Excelsheets zijn verleden tijd

2. Continuïteit

Het is onoverkomelijk dat de bestuurders van je vereniging met de tijd wisselen. Een frisse blik van nieuwe bestuurders kan grote voordelen hebben voor de toekomst van de vereniging, mits de kennis en informatie van de voorgangers juist en compleet wordt overgedragen! Het komt nog te vaak voor dat een bestuursoverdracht onjuist en onvolledig gebeurt, waardoor kennis, gegevens of zelfs leden verloren gaan.

Congressus biedt je de mogelijkheid om alle gegevens veilig en centraal op te slaan. Zo kun je de complete verenigingsadministratie in één keer doorgeven aan een volgend bestuur. Leden, commissies, documenten, financiële administratie, mailing, website(content), en nog veel meer. Alles wat in Congressus is opgenomen of aangepast kun je terugvinden. Even concreet: wat betekent dit per functie?

Voorzitter

✓ Heeft inzicht in alle administratie, documenten en algemene voortgang van de vereniging.

Secretaris

✓ Kan lidstatussen voor de toekomst of het verleden aanpassen. Wil iemand lid af worden? Pas dat aan en je hoeft dit niet over te dragen aan de volgende secretaris.

✓ Mensen kunnen zelf lid worden via jullie verenigingswebsite. Met de module ‘Online lid worden’ vult een (toekomstig) lid zelf zijn gegevens in, waarna deze automatisch worden opgenomen in de ledenadministratie.

Penningmeester

✓ Regelt alle financiën een stuk gemakkelijker met onder meer automatische facturering, online ondertekenen en iDeal betalingen. Zoals een van onze klanten zegt “Met Congressus vermindert de administratieve last en houd je als vereniging tijd over voor de leuke dingen.”

3. Betrokkenheid van leden

Verenigingen zijn er in verschillende vormen en maten, maar een ding staat voor elke vereniging centraal: de leden. Soms is het lastig om leden betrokken te houden. Met een actieve benadering zoals e-mailnieuwsbrieven en een levendige website vergroot je de betrokkenheid. Zichtbaar en actief blijven is het devies. Blijft de noodzaak van je vereniging aantonen. Dat doe je in deze tijd vooral door online aanwezig te zijn omdat fysieke evenementen niet mogelijk zijn. Je kunt dan niet meer zonder professionele website en e-mailmarketing. Beide zijn bij Congressus prima geregeld.

Dankzij een goede ledenadministratie kun je de betrokkenheid ook vergroten door bijvoorbeeld een kaartje te sturen op de verjaardag van ieder lid, want die informatie heb je dankzij je ledenadministratie immers direct paraat.

4. Informatie- en kennisdeling

Met een combinatie van de website en de e-mailnieuwsbrieven faciliteer en stimuleer je de uitwisseling van kennis en informatie en vergroot je ook nog eens de onderlinge betrokkenheid. Met de forummodule op de website breng je de leden bij elkaar. Hier kunnen zij onderling informatie en kennis delen. De websitebeheerder is dus niet de enige die zorgt voor een levendige website. De meeste input kan van de leden zelf komen. Ze kunnen elkaar boeken en webinars aanraden of elkaar vragen stellen over hun vakgebied of specialiteit.

5. Veiligheid

De software van Congressus zorgt ervoor dat er nooit iets kwijtraakt. Alles staat centraal opgeslagen en er worden automatisch backups gemaakt van zowel de website als de ledenadministratie. Daarmee zijn al je gegevens veilig.

De software van Congressus bied je ook alle mogelijkheden om te voldoen aan de pricacywetgeving. Zo worden leden die opzeggen automatisch geschrapt uit de ledenlijjst. De leden geven zelf hun wijzigingen door zoals verhuizingen, nieuwe e-mailadressen en telefoonnummers. Ze beheren dus hun eigen gegevens. En je administratie is ook altijd up-to-date zonder dat de vereniging er zelf veel werk van heeft.

Organiseert jouw vereniging binnenkort de ALV? Dan kun je de leden met deze tips overtuigen van de noodzaak van goede verenigingssoftware. De vergaderingen zijn in deze tijd digitaal. Wil je weten hoe je zo’n digitale ALV aanpakt? Lees dan ons artikel De digitale ALV.