De ledenvergadering digitaal? Dat doe je zo

Als vereniging ben je verplicht een keer per jaar een Algemene Ledenvergadering (ALV) te houden, binnen zes maanden na het einde van jullie boekjaar. Omdat je leden in coronatijd niet bij elkaar mogen komen, heeft de overheid een noodwet algemene ledenvergadering ingesteld. Het bestuur mag de ALV met vier maanden uitstellen en je mag de ALV online laten plaatsvinden. De elektronisch uitgebrachte stemmen zijn dan rechtsgeldig.

De noodwet digitale ALV wet wordt per 1 december 2020 telkens met twee maanden verlengd. Houd de ontwikkelingen dus goed in de gaten, want de noodwet kan ook weer buiten werking worden gesteld. Dat moet twee maanden voor het einde van de datum bekend zijn.

De eisen waarmee je als vereniging rekening moet houden voor je digitale ALV zijn als volgt:

• Je leden moeten tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de ALV de mogelijkheid krijgen om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de agendapunten.
• Het bestuur moet de vragen van de leden moeten uiterlijk tijdens de ALV beantwoorden, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is. De vereniging moet de antwoorden beschikbaar stellen aan de leden, bijvoorbeeld via de verenigingswebsite of via e-mail.
• Het bestuur mag beslissen dat stemmen alleen via een elektronisch communicatiemiddel mogelijk is. De stemgerechtigden moeten identificeerbaar zijn.
• Het bestuur moet bij de oproeping voor de ALV duidelijk vermelden dat de vergadering digitaal plaatsvindt en moet daarbij aangeven via welke tool dit gebeurt. Je hebt hiervoor diverse mogelijkheden als Google Meet, Microsoft Teams of Zoom.
• Het is overigens niet strikt noodzakelijk dat alle leden actief kunnen meedoen met de digitale ALV. Als je geen besluiten neemt tijdens de ALV, kunnen de leden de vergadering passief volgen. Dan zou je ALV live kunnen streamen, bijvoorbeeld via Facebook. Voor het goedkeuren van de jaarstukken kun je dan het principe ‘wie zwijgt stemt toe’ gebruiken zodat leden niet actief hoeven stemmen.

Veel mensen en dus verenigingen hebben al ruimschoots ervaring met online vergaderingen via de diverse platforms. Voor een ALV raden we je nog aan deze tips te volgen:

• Vraag deelnemers hun microfoon uit te zetten. Of laat dat de voorzitter op afstand doen. Dat voorkomt dat iedereen die wat roept verstaanbaar is en zo vermijd je omgevingsgeluiden. Wil iemand iets vragen of zeggen? Laat de spreker zich melden in de chat. Dan kan de voorzitter diegene het woord geven of de vraag of opmerking voorlezen.
• Maak een presentatie die je door de vergadering heen gidst. Zo houd je ook de aandacht vast en zitten de leden niet uren naar alleen pratende hoofden te kijken.
• Verdeel de taken goed. Wie doet wat tijdens de digitale vergadering? De voorzitter doet het woord waarschijnlijk. En de websitebeheerder de techniek? De secretaris en de penningmeester hebben natuurlijk alle papieren en cijfers paraat.
• Houd een generale repetitie om te kijken of alle techniek werkt en alles goed te zien en te horen is.

Wil je meer weten over de Algemene Ledenvergadering als onderdeel van je vereniging? Lees dan ons artikel Het hoe en waarom van de Algemene Ledenvergadering