Je verenigingsfinanciën op orde

De financiën van je vereniging op orde. Daar helpt Congressus je bij. En dat is belangrijk, vooral in onzekere tijden en met nieuwe wet- en regelgeving zoals de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen.

Debiteurenbeheer in Congressus

Congressus biedt verenigingen een uitgebreid debiteurenbeheer. Je verstuurt facturen voor bijvoorbeeld de contributie of deelname aan evenementen heel eenvoudig vanuit Congressus. Dit biedt meerdere voordelen:

• Gekoppeld aan je ledenadministratie, zo factureer je contributie op basis van het lidmaatschap
• Factuur wordt als PDF meegestuurd
• Online inzien en direct betalen van de factuur, ook via iDeal
• Incasseren van facturen met automatische incasso
• Eenvoudig verwerken van betalingen
• Leden kunnen alle facturen eenvoudig terugvinden in hun profiel op de website van de vereniging

Maak een factuurworkflow

Jij bepaalthoe je omgaat met je debiteuren

Iedere factuur versturen we volgens een factuurworkflow: dit is een krachtig instrument waarmee je precies kunt bepalen hoe een factuur verstuurd wordt, hoe deze betaald kan worden, wanneer je een betaling verwacht en hoe je omgaat met facturen die niet op tijd worden betaald.

Je kunt meerdere workflows aanmaken, zodat je onderscheid kunt maken in betalingsmethoden en voorwaarden voor leden en niet-leden. Of je maakt onderscheid in de workflows voor contributie, deelname aan evenementen en betalingen via je webshop.

Congressus biedt je inzicht

Gedetailleerde rapportages binnen het debiteurenbeheer geven je vereniging een helder overzicht van alle inkomsten. Deze zie je duidelijk opgedeeld per periode, per product en per categorie.

Boekhouding vs. debiteurenbeheer

Om je financiën op orde te hebben binnen je vereniging, heb je vaak meer nodig dan een debiteurenadministratie. Ook je uitgaven en eventuele investeringen moet je kunnen bijhouden. Daarnaast zul je voor de ALV jaarlijks een resultatenrekening en balans moeten laten zien. Dit zijn typisch zaken waarvoor je een boekhoudpakket nodig hebt. Congressus biedt deze functionaliteit bewust niet. Er zijn vele honderden boekhoudpakketten beschikbaar, de meeste gericht op een specifieke doelgroep. Zo worden pakketten als Conscribo, e-Boekhouden, Moneybird en Exact Online veel gebruikt door verenigingen.

Alle boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om je omzet die je in Congressus verwerkt, op grootboekniveau in je boekhouding op te nemen.

Inkomsten verwerken in je boekhouding

Alle omzet die je via Congressus factureert, kun je eenvoudig op grootboekniveau verwerken in je boekhouding. Doordat je dit op grootboekniveau doet, hoef je niet alle losse facturen in je boekhouding op te nemen. Dat zou veel dubbel werk opleveren en ons motto is niet voor niets ‘makkelijk, meer vereniging’.

We adviseren je om contributie, evenementen en overige inkomsten los in je boekhouding te verwerken. Dat geeft de penningmeester, maar ook je leden, goed inzicht in welke inkomsten er zijn.

De financiële administratie van Cycle Sport Groningen

Tjibbe Hoogstins is penningmeester van Cycle Sport Groningen, een wielervereniging die zich richt op wielrenners die hun prestaties willen verbeteren. Of dat nu is voor het rijden van wedstrijden, of gewoon om recreatief net dat beetje harder tegen de wind in te kunnen fietsen op het Groninger platteland. De vereniging gebruikt Congressus voor de financiële administratie.

Contributie innen kost me hooguit een uurtje per jaar

Tjibbe werkt als penningmeester al vier jaar met Congressus. “De inkomsten van Cycle Sport Groningen bestaan uit drie stromen: de contributie van onze leden, inkomsten uit evenementen die wij organiseren en een klein deel komt uit de verkoop van club-bidons via onze webshop. Bij alle betalingen helpt het enorm dat de meeste van onze leden een automatische incasso hebben ondertekend. De paar leden die dat niet gedaan hebben, krijgen via de mail een factuur die zij via iDeal kunnen betalen. Congressus zorgt ook automatisch voor herinneringen, al zijn die gelukkig weinig nodig. Alles bij elkaar kost het innen van de contributie mij op deze manier hooguit een uurtje per jaar.”

Geen gedoe met contante betalingen

Ook de overige inkomsten verlopen soepel bij Cycle Sport Groningen. “We organiseren af en toe bijvoorbeeld een wielerkoers waar ook niet-leden aan mee kunnen doen. Alle deelnemers melden zich aan via de website, waarbij externe deelnemers direct bij het aanmelden met iDeal betalen. We hebben dan geen gedoe met contante betalingen op de dag zelf en ook hier is administratie minimaal”, zegt Tjibbe.

Nieuwe penningmeester hoeft maar heel kort te worden ingewerkt

Tjibbe verwerkt in de boekhouding alles op grootboekniveau. Zo is goed inzichtelijk welke bedragen aan contributie, evenementendeelname en verkopen via de webshop binnen komen. “De rapportages binnen Congressus zijn zo duidelijk dat ik maar een tot twee keer per maand even kijk wat de actuele stand is. Ik zie dan direct wat de inkomsten per product zijn en welke facturen nog open staan.”

Voor de boekhouding gebruikt de penningmeester bewust geen Exact of Moneybird. “Dat kan voor ons niet uit. Dan maak je te veel kosten. Omdat alles via Congressus zo gestroomlijnd verloopt, heb ik voor de boekhouding aan een gratis open source programmaatje genoeg”, aldus een tevreden penningmeester.

Als laatste voordeel van Congressus noemt Tjibbe de duidelijke uitleg en support. “Iemand die mij ter zijner tijd opvolgt als penningmeester hoeft maar heel kort ingewerkt. Congressus biedt je naast gemak ook een gewaarborgde continuïteit.”

Koppeling Congressus met je boekhouding

Wie een uitgebreidere boekhouding nodig heeft kan bij Congressus wel terecht voor een integratie met de boekhoudpakketten van Moneybird en Exact Online. Dit kan handig zijn als je veel verschillende inkomsten hebt of een groot volume aan facturen.

Deze integraties zijn op dit moment een koppeling van relaties in de boekhouding met leden in je ledenadministratie.

Exact Online en Congressus

Gebruik je Exact Online als boekhouding, dan bieden we een koppeling waarmee leden in je ledenadministratie worden gesynchroniseerd met de relaties in Exact Online. Lees meer over deze koppeling met Exact Online in onze kennisbank.

Moneybird en Congressus

Ook voor gebruikers van Moneybird bieden we een koppeling tussen je ledenadministratie en contacten in Moneybird. Wil je gebruik maken van deze koppeling, neem dan even contact op met support.

Wat heb jij nodig als penningmeester?

Wat zijn jouw wensen als pennigmeester? Praat met ons mee! Hoe zou jij een koppeling op financieel vlak willen? Welke informatie wil je graag uitwisselen tussen je boekhouding en Congressus? We staan altijd open voor jouw wensen en ideeën, stuur een email naar hallo@congressus.nl of praat mee op instagram.