Een website is het online visitekaartje van de vereniging, maar zelf een website bouwen is voor de meeste verenigingen een brug te ver. Het laten maken van een website voor een vereniging kan een belangrijke stap zijn om de organisatie online zichtbaar te maken en informatie te delen met leden, vrijwilligers en geïnteresseerden. Dit blog biedt je overzichtelijk alle stappen die je moet nemen om een website te laten maken.
Stap 1: Bepaal het doel van de website
Bepaal samen met je werkgroep of commissie wat het doel van de website moet zijn. Wat wil de vereniging met de nieuwe website bereiken? Doelen kunnen bijvoorbeeld zijn: informatie delen met huidige leden, nieuwe leden werven, evenementen promoten of het digitaliseren van de organisatie.
Hou bij het vaststellen van deze doelen ook de missie en visie van de vereniging in het achterhoofd. Wat is het doel van de vereniging?
We hebben een aantal van deze mogelijke doelen op een rij gezet:
Informatievoorziening
Het verstrekken van belangrijke informatie over de vereniging, zoals missie, visie, doelen, activiteiten, nieuws en contactgegevens.
Ledenwerving en -behoud
Het aantrekken van nieuwe leden door informatie te geven over de voordelen van lidmaatschap en het bieden van een eenvoudige manier om lid te worden. Ook kan de website dienen om bestaande leden betrokken te houden en op de hoogte te brengen van actuele ontwikkelingen binnen de vereniging.
Evenementenpromotie
Het aankondigen en promoten van evenementen, bijeenkomsten, workshops of andere activiteiten die de vereniging organiseert. Bezoekers kunnen zich via de website aanmelden voor deze evenementen.
Communicatieplatform
Het bieden van een platform voor communicatie tussen leden, vrijwilligers, bestuur en andere belanghebbenden. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van nieuwsberichten, blogs, forums of nieuwsbrieven.
Donaties en fondsenwerving
Maakt je vereniging gebruik van donaties? Maak het doneren dan zo makkelijk mogelijk! Ook kan de website informatie bevatten over lopende fondsenwervingscampagnes. Waar zet je organisatie het gedoneerde geld voor in?
Documentatie en archivering
Het archiveren van belangrijke documenten en verslagen, zoals statuten, jaarverslagen, notulen van vergaderingen en beleidsdocumenten. Zo hebben leden en andere belanghebbenden toegang tot relevante informatie.
Samenwerking en projectbeheer
Het faciliteren van samenwerking tussen bestuursleden, commissies en werkgroepen door middel van gedeelde documenten, projectplanning en communicatiemogelijkheden.
Vergroten van zichtbaarheid en vindbaarheid
Het vergroten van de online zichtbaarheid van de verenigingzodat meer mensen op de hoogte raken van de activiteiten en doelstellingen. Een goed vindbare website kan helpen bij het aantrekken van nieuwe leden, vrijwilligers en donateurs. Denk hierbij niet alleen aan een makkelijk te onthouden url, maar denk ook aan de vindbaarheid op zoekmachines.
Stap 2: Maak een overzicht van de gewenste functionaliteiten
Maak samen met de vereniging een lijst van de minimale en gewenste functionaliteiten die de website moet hebben. Door goed helder in kaart te hebben wat de wensen zijn van de vereniging kan je later goed beslagen ten ijs komen bij de partij die de website daadwerkelijk gaat realiseren.
Het is belangrijk om functionaliteiten te kiezen die de kernwaarden van de vereniging ondersteunen en bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen.
Wanneer je de functionaliteiten voor je vereniging in kaart hebt gebracht is het zaak deze op te splitsen in ‘Must haves’ en ‘Nice to haves’. Wat is essentieel en wat is leuk voor later?
Op basis van de splitsing krijg je een duidelijk beeld van welke functionaliteiten op de eerste versie van je website aanwezig moeten zijn. Waar kan je echt niet zonder en welke functionaliteiten je later toevoegt.
We hebben een aantal van deze functionaliteiten voor je op een rij gezet:
- Over-ons pagina - Informatie over de vereniging, missie, visie, geschiedenis en bestuur.
- Online ledenlijst - Lijst met leden van de vereniging, om vindbaarheid van leden te vergroten.
- Lidmaatschap - Mogelijkheid tot registratie, aanmelden als lid, vernieuwen van lidmaatschap en inzien van lidmaatschapsvoordelen.
- Evenementenkalender - Overzicht van komende evenementen, bijeenkomsten en activiteiten.
- Nieuws en updates - Laatste nieuws, aankondigingen, blogs en artikelen over de vereniging en gerelateerde onderwerpen.
- Documenten en bronnen - Toegang tot belangrijke documenten zoals statuten, beleidsdocumenten, notulen en handleidingen.
- Contactpagina - Contactgegevens en contactformulier voor vragen, opmerkingen en samenwerkingen.
- Doneren - Mogelijkheid tot online donaties en informatie over lopende fondsenwervingscampagnes.
- Ledenportal - Een besloten gedeelte voor leden met toegang tot specifieke informatie, documenten en forums.
- Foto- en videogalerij - Foto's en video's van evenementen, bijeenkomsten en activiteiten van de vereniging.
- Vacatures - Vacatures voor (vrijwilligers-)werk binnen de vereniging en instructies over hoe te solliciteren.
- Integreerbare sociale media - Koppeling naar sociale media accounts en mogelijkheid om content te delen op verschillende platforms.
- Webshop - Als je vereniging producten verkoopt, kun je een webshop (module) toevoegen.
Stap 3: Kies een geschikte websitebouwer of platform
De derde stap is op zoek gaan naar een professionele partij die ervaring heeft met het bouwen van websites voor verenigingen. Congressus is zo’n partij. Alle genoemde website-functionaliteiten vind je bij Congressus.
Congressus wil de digitale fundering zijn voor alle verenigingen. Alle verenigingen die gebruik maken van ons platform dienen uit de voeten te kunnen met onze software. Het Start-pakket van Congressus biedt verenigingen:
Ledenadministratie
Leden beheren waar en wanneer je maar wilt? Dat kan met de ledenadministratiesoftware van Congressus. Je hebt online toegang tot je ledenbestand en alle handige functionaliteiten.
Communicatie
Communiceer met je leden en laat je leden met elkaar communiceren. Met de communicatie-functionaliteit van Congressus stuur je gepersonaliseerde berichten naar geselecteerde leden. Maak gebruik van blogs, mailings, sms'jes en de forum-functie.
Website
Een website is het online visitekaartje van jouw vereniging, club, netwerk of community. Het is een belangrijke tool om leden te werven en te informeren. Congressus biedt een professionele website die je eenvoudig zelf beheert.
Evenementen
Door het organiseren van evenementen geeft je organisatie meerwaarde aan haar leden. Of je nu een ALV, borrel, congres of lustrum organiseert, de evenementen en ticketing in Congressus bieden je alle tools voor publicatie van het evenement op je website en het bijhouden van de deelnemersregistratie.
Nieuws & blogs op je website
Informeer de leden van je vereniging, club, stichting of community aan de hand van blogs en nieuwsberichten op je website.
Fotoalbums
Wil je fotoalbums publiceren, bijvoorbeeld van evenementen, dan kan dit via ‘Fotoalbums’. Hiermee zet je foto’s in mappen. Op een aparte webpagina worden alle fotoalbums overzichtelijk getoond. Daarnaast is het bij de fotoalbums voor ingelogde leden mogelijk een reactie achter te laten, andere leden te taggen en een foto te liken.
Forums
Forums biedt de mogelijkheid om in verschillende categorieën over onderwerpen te laten discussiëren door leden. Je kunt bijvoorbeeld gebruiken om studiegerelateerde onderwerpen aan te snijden, aanbiedingen voor (bij)banen, kamerverhuur, et cetera.
Alles onder één dak
Wanneer een vereniging kiest voor het platform van Congressus zitten de belangrijkste functionaliteiten allemaal onder één dak. Neem een kijkje op onze tarieven-pagina om er achter te komen welk pakket het best bij je organisatie past.
In de basis heeft elke vereniging die gebruik maakt van Congressus een soortgelijke indeling van haar website, dit kan als een nadeel gezien worden. Zo’n standaard template is doelmatig maar niet heel uniek.
Wel biedt het platform van Congressus een aantal vrijheden. Een vereniging is nagenoeg vrij in de indeling van de paginastructuur van haar website. Daarnaast kan een vereniging zelf de ‘look en feel’ van haar website aanpassen met een paar technische handigheidjes. Zo kan een IT-commissie verder bouwen op ons platform met behulp van Custom CSS, onze API’s en webhooks.
Heb je nou geen of weinig technische kennis binnen je vereniging en wil je wel een uniek website design? Dan kunnen we je doorverwijzen naar onze vrienden van GeK. GeK is een websitebouwer die binnen Congressus websites maakt.
Stap 4: Bespreek de wensen en eisen met het platform of de websitebouwer
Wanneer de keus is gevallen op een websitebouwer of platform is de volgende stap om een gesprek in te plannen met deze partij. Mocht je meer willen weten over de verenigingen software van Congressus? Plan een kennismakingsgesprek met ons in voor meer informatie. Je kan ook altijd de software 30 dagen gratis uitproberen.
Ben je al klant bij Congressus of wil je klant worden en ben je op zoek naar een uniek website design voor je vereniging? Neem dan contact op met onze vrienden van GeK.
Heb je gekozen voor Congressus, dan begeleiden onze support- en onboarding collega’s je door de vervolgstappen in dit proces. We denken mee over hoe je onze software het best kunt gebruiken en helpen je als je vast komt te zitten.
Valt je keuze niet op onze software? Geen probleem, volg dan gerust de volgende stappen in dit blog.
Stap 5: Laat een ontwerp maken
De websitebouwer maakt een ontwerp volgens jouw wensen en eisen. Feedback geven is belangrijk om tot een gewenst ontwerp te komen. Wat is goed? Wat kan beter? Wees kritisch, maar wel realistisch; het budget bepaalt welke zaken er wel en welke niet meegenomen kunnen worden in het ontwerp.
Stap 6: Bouw van de website
Nadat het ontwerp is goedgekeurd, zal de websitebouwer aan de slag gaan met het daadwerkelijk bouwen van de website, waarbij alle afgesproken functionaliteiten worden geïmplementeerd.
Maar dat betekent niet dat je als vereniging op je lauweren kan rusten. De meeste websitebouwers richten zich voornamelijk op het design en de functionaliteit van de website, maar een website is meer dan dat. Inhoud is ook belangrijk. Er moet ook content gemaakt worden. De ervaring leert dat content-creatie vaak een onderschat onderdeel is bij het bouwen van een website. Dat kan er toe leiden dat een website na de bouw niet of amper gevuld wordt. Onze tip? Laat de content-creatie parallel laten lopen met de bouw van de website, zodat je na de testfase snel live kan.
Stap 7: Test en optimaliseer de website
Test de website grondig op functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en compatibiliteit met verschillende apparaten en browsers. Laat waar nodig aanpassingen maken. Bij testen is goede planning belangrijk, maak een lijst met wat er allemaal getest moet worden en vink deze af, zodat je niks vergeet.
Stap 8: Lanceer de website
Zodra de website klaar is en naar wens is getest, kan de lancering plaatsvinden. Zorg ervoor dat de website goed wordt gepromoot onder leden en andere mogelijk geïnteresseerden.
Er zijn verschillende manieren om de nieuwe website van je vereniging onder de aandacht te brengen bij nieuwe en huidige leden. Denk aan het organiseren van een open dag, een e-mailmarketing campagne, het gebruik van sociale media en waarom eigenlijk niet alle drie? Pak uit en laat de wereld weten dat jullie trots zijn op jullie nieuwe website.
Tot slot
Bij Congressus geven we graag tips hoe je met een goed gevoel aan de slag gaat voor je vereniging. Onze eerste tip is daarin vanzelfsprekend:
“Probeer onze verenigingssoftware eens.”
Het laten maken van een website is een flinke investering van tijd, geld en energie voor een vereniging. Een investering die bijdraagt aan de online aanwezigheid van de organisatie en op deze manier bijdraagt aan een grotere bekendheid bij potentiële leden. Door deze stappen te volgen en samen te werken met een professionele websitebouwer of platform, kan de vereniging een website laten maken die aansluit bij haar doelen en behoeften.
We hebben nog veel meer kennis die we graagmet jullie delen. Zo hebben we hier onder een lijst samengesteld met artikelen waar je misschien iets aan hebt:
Lees ook:
- Wat is de verenigingssoftware van Congressus?
- Software voor je vereniging: standaard of maatwerk?
- Je verenigingsfinanciën op orde
