Meer nieuwe leden dankzij de website en veel minder administratieve lasten. Dat zijn volgens het amateurbierbrouwersgilde Triple-W uit Nijmegen de grote voordelen van Congressus.
“Je houdt tijd over voor leuke dingen”, zegt voorzitter Maarten Alexander Hardeman over de overstap van zijn vereniging naar Congressus. “En die tijd weten wij als bierbrouwers van Triple-W wel te benutten.”
Van vriendengroep naar vereniging
Triple-W staat voor ‘Wort Wordt Wat’ waarbij wort een tussenproduct is bij de bereiding van bier. De vereniging voor amateurbierbrouwers is ontstaan in 1992 toen een groepje Nijmeegse vrienden besloot iedere eerste vrijdag van de maand samen een bier te brouwen en de brouwsels van eerdere brouwavonden te proeven en bediscussiëren. De vriendengroep is inmiddels uitgegroeid tot een vereniging met leden, bestuur, huishoudelijk reglement en statuten. Triple-W gebruikt Congressus voor het beheer van de website en de ledenadministratie en -communicatie.
Ledenadministratie is een verademing
Volgens de voorzitter, die ook een tijd secretaris was, is de centrale ledenadministratie van Congressus een verademing. “Eerder hadden wij net als veel verenigingen onze ledenadministratie in een Excelsheet en moest iemand dat allemaal handmatig bijhouden. Website- en contentbeheer zat weer bij een ander lid en voor het financiële beheer hadden we weer een andere programma. Als je pech had, moest je voor één wijziging op drie plekken door drie mensen iets worden gedaan. Nu zijn leden zelf verantwoordelijk voor hun gegevens. Verhuizing, ander telefoonnummer of mailadres? Dat passen de leden zelf aan. Die verantwoordelijkheid en administratieve last ligt niet meer bij het bestuur. Zo voldoe je ook aan de privacywetgeving. En die wetgeving was een van de redenen om voor een goede centrale ledenadministratie te kiezen.”
“Met deze ledenadministratie voldoe je direct aan de privacywetgeving”
Secretaris Jorris de Groot werkt vrijwel dagelijks met de ledenadministratie en het websitebeheer. “Loopt als een speer”, zegt hij. “Gegevens updaten, evenementen aanmaken of nieuwe leden die zich aanmelden: voor mij is het een kwestie van een knopje omzetten en bij nieuwe aanmeldingen hangt er ook direct een factuur voor de contributie aan.”
Communicatie over de bierkalender
Als secretaris is Jorris vooral content met de communicatiemogelijkheden die hij binnen de ledenadministratie heeft. “Wij werken veel in projectgroepjes. Als ik aan die deelnemers berichten wil sturen, hoef ik alleen maar die desbetreffende leden aan te vinken. Zo zijn we nu bezig met een bierkalender waarbij 12 van onze leden hun eigen bieren leveren. Je krijgt dan een mixpakket en we proeven allemaal tegelijk een van die bieren op een vastgestelde datum. De communicatie daarover verloopt heel soepel.”
Creatief in coronatijd
De bierbrouwersvereniging merkt dat ze meer moeite moet doen om de binding met haar leden te houden nu fysieke evenementen
zijn uitgesteld of het aantal deelnemers heel beperkt is. “We hebben best veel contact en bijvoorbeeld cursussen via Zoom en Teams, maar we missen het persoonlijk contact en onze gildeavonden enorm”, vertelt Jorris.
“We worden in deze tijd wel creatief”, vult voorzitter Maarten Alexander aan. “Je gaat zoeken naar wat nog wel kan. Bij ons heeft dat geleid tot onder meer estafettebrouwen. Daarbij maken we groepjes van vier brouwers die wij willekeurig bij elkaar zetten. Ze maken zelf een recept en brouwen hun eigen bier in opeenvolgende stappen. Zo houd je onderling toch contact en leer je nieuwe leden kennen. De website draag hier ook aan bij, want we zien met de nieuwe website veel meer aanloop en krijgen er ook nieuwe leden door.”
De tips van Triple-W
De fijnproevers die gewoonlijk ieder ingrediënt voor hun bier wegen en wikken en alle bieren kritisch proeven, hebben nog wel een aantal tips. “We zouden graag meer mogelijkheden krijgen om de nieuwsbrieven grafisch op te maken. En mocht je als vereniging ook willen overstappen naar Congressus, zorg er dan voor dat in ieder geval een of twee bestuursleden digitaal voldoende vaardig zijn. Het vullen van bijvoorbeeld de website, of het aanmaken van evenementen met tickets is niet heel moeilijk, maar je moet wel even de weg zien te vinden. En realiseer je dat je, als alles loopt, veel meer tijd overhoudt voor leuke dingen!”
