De keus om met je bestuur de ledenadministratie van de vereniging te verhuizen van Excel naar professionele verenigingssoftware is een belangrijke beslissing die je niet zomaar neemt. Wij helpen je bij het zetten van de volgende stap.
Waarom zou je als vereniging met je ledenadministratie overstappen van Excel naar een ander programma? Het softwareprogramma staat immers op bijna elke computer en biedt veel mogelijkheden. Excel is een handig computerprogramma waarmee je lijstjes en berekeningen kunt maken. Het lijkt een beetje op ruitjespapier uit een wiskundeschrift, maar dan op je computer. Ideaal als je uitgaven wilt bijhouden of items wilt tellen.
Veel verenigingen beginnen hun ledenadministratie dan ook in Excel. Hoewel dit voor kleine verenigingen best kan werken, ontstaan er al snel beperkingen:
- Je maakt sneller fouten, omdat je alles zelf handmatig moet invullen
- Je kunt weinig handelingen automatiseren in Excel
- De gegevens van je leden zijn niet goed beveiligd
- Het is lastig om samen met andere bestuursleden in Excel te werken
- Het versturen van contributie-facturen neemt veel tijd in beslag
Daarnaast kan Excel frustraties opwekken wanneer de software niet lekker met je mee aan het denken is.
Voordelen van professionele verenigingssoftware
Met verenigingssoftware kun je je ledenadministratie efficiënter en veiliger beheren dan in Excel. Deze soort software biedt verschillende voordelen die het beheer van je vereniging aanzienlijk versoepelen.
Hier zijn de belangrijkste voordelen op een rij:
- Veilige opslag van je ledenadministratie op één plek
- Veel terugkerende handelingen kan je automatiseren met een workflow
- Je kunt makkelijk samenwerken met andere bestuursleden
- Makkelijker over te dragen bij een bestuurswissel
- Eenvoudig contributie innen en facturen versturen
Wanneer is het tijd om van Excel over te stappen?
De overstap van Excel naar professionele verenigingssoftware is een belangrijke beslissing die je als bestuur niet zomaar neemt. Het is een investering in de toekomst van je vereniging die zich op lange termijn terugbetaalt dankzij tijdsbesparing en verbeterde dienstverlening aan je leden.
Het moment om met je ledenadministratie van Excel over te stappen naar verenigingssoftware is daar als:
- Je vereniging meer dan 100 leden heeft
- Je veel tijd kwijt bent aan administratieve taken
- Er met regelmaat fouten sluipen in de ledenadministratie
- Meerdere bestuursleden toegang nodig hebben tot je ledenadministratie
- Je behoefte hebt aan een soepel facturatieproces
- Je op zoek bent naar een nieuwe website van je vereniging
- Je de communicatie met je leden wil verbeteren
Tips voor een soepele overgang van Excel
De overstap naar nieuwe software vraagt om een goede voorbereiding. Om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen, zijn hier enkele praktische tips:
- Gebruik de overstap naar verenigingssoftware om je ledenadministratie op te schonen
- Communiceer naar je leden dat je gebruik gaat maken van nieuwe software. Leg het bijvoorbeeld voor tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV).
- Maak gebruik van de ondersteuning die je nieuwe softwareleverancier biedt.
).png)
Meer tips voor het verenigingsleven:
Bij Congressus geven we graag tips hoe je met een goed gevoel aan de slag gaat voor je vereniging. Onze eerste tip is daarin vanzelfsprekend:
“Probeer onze verenigingssoftware eens.”
Zo hebben we nog veel meer kennis in huis die we graag met jullie delen. Hieronder vind je een lijst met artikelen samengesteld waar je als bestuur van een vereniging iets aan hebt:
Lees ook
- Wat is verenigingssoftware?
- Studievereniging KIC vindt ledenadministratie niet meer intimiderend
- Ledenadministratie, de veelgemaakte fouten en oplossingen
- Boekhoudsoftware koppelen met je ledenadministratie
- Website voor je vereniging laten maken
- Zo overtuig je de ALV van Congressus
- Hoe bepaal je de contributie van je vereniging?
- Hoe komen nieuwe leden bij je vereniging?
