Is jouw vereniging AVG-proof? Doe de check!

Bewustwording is belangrijk voor de AVG! Wees je er als vereniging van bewust dat je dagelijks te maken hebt met de persoonsgegevens van je leden. Jouw leden gaan er vanuit dat je met zorg omgaat met hun persoonsgegevens. Het is belangrijk dat iedereen binnen de vereniging die betrokken is bij het verwerken van de persoonsgegevens weet wat de AVG inhoudt.

Liever offline lezen? Download hier de volledige blog.

Disclaimer
Deze blog is door Congressus samengesteld om je vereniging zo goed mogelijk op de hoogte te brengen van de AVG en de impact hiervan op je vereniging. We kunnen echter niet garanderen dat deze blog alles omvattend danwel volledig juist is.

Wat is de AVG?

De AVG, of de Engelse benaming ‘GDPR’, bevat nieuwe privacy-wetgeving die voor heel Europa gelijk is. Het vervangt hiermee de oude landelijke wetgeving (in Nederland de Wet Bescherming persoonsgegevens) en zorgt ervoor dat de regels rondom privacy en persoonsgegevens overal in Europa hetzelfde zijn.

Vanaf 25 mei 2018 is de AVG van kracht en handhaaft de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder, deze nieuwe privacywet. Indien na controle blijkt dat je niet voldoet aan de AVG kan je een boete verwachten. Deze boete kan oplopen tot €20.000.000 of 4% van de jaaromzet.

Zorgvuldig omgaan met persoongegevens van de vereniging

Elke organisatie verwerkt persoonsgegevens zoals namen, adressen en telefoonnummers. Het belangrijk dat je daar zorgvuldig mee omgaat. Het is bijvoorbeeld vereist om toestemming te hebben voor de verwerking van persoonsgegevens voordat je deze verwerkt. Met ingang van de AVG worden deze regels nog strenger.

De AVG is een inspanningswet, dat betekent dat je moet kunnen aantonen dat je alles hebt gedaan wat binnen je macht ligt om aan de AVG te kunnen voldoen. Er wordt dan ook van je verwacht dat je actief aan de slag gaat en stappen neemt. Je zult dus van alles moeten uitzoeken, aanpassen en vastleggen. Zorg dat je hier tijdig mee begint!

De AVG in het kort:

• Je moet precies weten welke persoonsgegevens je verwerkt en beheer
• Je moet weten welke rechten de personen hebben van wie je de persoonsgegevens verwerkt en bezit
• In je dienst moet je rekening houden met privacy by design en privacy by default
• Projecten met hoog risico op een (data)lek moeten vooraf een inschatting van het privacyrisico krijgen; een Privacy Impact Analyse (PIA)
• Je mag persoonsgegevens alleen maar gebruiken voor het doel waarvoor je de persoonsgegevens hebt ontvangen

Op de website van Autoriteit Persoonsgegevens kun je alles over de AVG lezen. Wil je de volledig wet downloaden, dan kan dat hier.

Wat betekent de AVG voor jouw vereniging?

Rechten van de betrokkenen

Als vereniging zorg je ervoor dat je leden hun rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens goed kunnen uitoefenen. Je leden hebben de volgende rechten:

1. Recht op inzage

Indien een lid vraagt om inzage moet je het lid kunnen laten weten:

• of je zijn persoonsgegevens gebruik en zo ja, om welke gegevens het gaat;
• wat het doel is van het gebruik;
• aan wie je de gegevens nog meer hebt verstrekt;
• wat de herkomst van de gegevens is (indien de herkomst bekend is).

2. Recht op correctie en verwijdering

Een lid mag een correctie aanvragen als:

• zijn persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn;
• de persoonsgegevens van het lid onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld;
• zijn persoonsgegevens op een of andere manier in strijd met de wet worden gebruikt.

3. Recht om vergeten te worden

Het lid heeft het recht om te eisen dat de vereniging de verwijdering doorgeeft aan alle organisaties die deze gegevens van de vereniging hebben gekregen. Je moet vervolgens ook aan het lid kunnen bewijzen dat deze gegevens verwijderd zijn. Dit recht is niet ‘absoluut’. Zo kun je bijvoorbeeld eisen dat leden eerst al hun schulden aan de vereniging voldoen, voordat je alle persoonsgegevens van het lid verwijderd.

4. Recht op dataportabiliteit

Je leden hebben het recht om (onder bepaalde voorwaarden) hun persoonsgegevens in een standaard formaat op te vragen. Voor dit standaard formaat zou je bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van een export naar Excel.

Verwerkingsregister

Omdat bij verenigingen de verwerking van persoonsgegevens over het algemeen structureel is, is het verplicht om een verwerkingsregister bij te houden.

Wat moet je in het verwerkingsregister bijhouden?

Wat er in het verwerkingsregister moet staan, is afhankelijk van of je de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker bent. Als vereniging bepaal je zelf het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens waardoor je de verwerkingsverantwoordelijke bent. Congressus is bijvoorbeeld verwerker van jullie persoonsgegevens. Volgens de wet moet de verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie in het register opnemen:

• de naam en contactgegevens van:
• de vereniging, of de vertegenwoordiger van de vereniging;
• eventuele andere organisaties met wie je gezamenlijk de doelen en middelen van de verwerking hebt vastgesteld;
• de Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) als je die hebt aangesteld;
• eventuele andere internationale organisaties waar je persoonsgegevens mee deelt.
• de doelen waarvoor je de persoonsgegevens verwerkt. Bijvoorbeeld voor de werving en selectie van personeel, het bezorgen van producten, direct marketing, het bijhouden van de ledenadministratie, de verkoop en levering van producten, het versturen van nieuwsbrieven en het versturen van uitnodigingen;
• een beschrijving van de categorieën van personen van wie je gegevens verwerkt. Bijvoorbeeld leden, donateurs, alumni;
• een beschrijving van de categorieën van persoonsgegevens. Zoals het BSN, NAW-gegevens, telefoonnummers, IP-adressen;
• de periode waarna je de gegevens moet verwijderen (als dit bekend is);
• de categorieën van ontvangers aan wie je persoonsgegevens verstrekt;
• deel je de gegevens met een land of internationale organisatie buiten de EU? Dan moet je dit aangeven in het register;
• een algemene beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen die je hebt genomen om persoonsgegevens die je verwerkt te beveiligen.

Privacy by design en Privacy by default

Privacy by design betekent dat je er voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Maar ook dat je niet meer gegevens verzamelt dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking én dat je deze gegevens niet langer bewaart dan noodzakelijk is.

Privacy by default betekent dat je technische en organisatorische maatregelen moet nemen om ervoor te zorgen dat de je alleen persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel dat je wilt bereiken.

Dit betekent dat je als vereniging goed moet nadenken over de persoonsgegevens die je van je leden bewaart. Stel jezelf de volgende vragen:

• Met welk doel verwerk je de persoonsgegevens?
• Zijn al deze gegevens noodzakelijk om lid te zijn van je vereniging?
• Hoe lang heb je de persoonsgegevens nodig?
• Wat is het beleid van jouw vereniging hierin?

Toestemming

De AVG stelt strengere eisen aan de toestemming van betrokkenen. Je zult dus moeten registreren hoe je toestemming hebt gekregen voor de verwerking van de persoonsgegevens. Deze toestemming is pas geldig als het voldoet aan de volgende voorwaarden:

• De toestemming moet specifiek zijn
• De toestemming moet op informatie berusten
• De toestemming moet in vrijheid gegeven zijn
• De toestemming moet een actieve handeling zijn

Daarnaast moet je ook kunnen bewijzen dat je geldige toestemming hebt gekregen van het lid en moet het voor het lid net zo makkelijk zijn om de toestemming in te trekken als dat het was om de toestemming te geven.

Wat moet je doen als een nieuw lid zich aanmeld?

Wanneer een nieuw lid zich aanmeldt bij je vereniging, verstrekt het lid zijn persoonsgegevens. Hierbij dien je het nieuwe lid te informeren waarom jouw vereniging die specifieke persoonsgegevens nodig heeft. Het nieuwe lid moet deze redenen kunnen inzien voordat hij toestemming geeft. Nadat je de persoonsgegevens van het nieuwe lid hebt verkregen, mag je deze gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken.

Het is dus belangrijk om goed in kaart te brengen waarom je persoonsgegevens opslaat en dat je deze redenen duidelijk communiceert met je leden. Ga dan ook na of alle gegevens die je opslaat daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor de doeleinden die je opgeeft!

Vervolgens moet je bijhouden hoe en wanneer het lid zijn persoonsgegevens heeft verstrekt en hoe het lid toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Het lid moet ook net zo makkelijk zijn gegevens kunnen verwijderen als dat hij deze gegevens verstrekt heeft. Dat betekent dat als het lid bijvoorbeeld via een formulier op de website lid kan worden, het lid ook via een formulier op de website zijn gegevens moet kunnen (laten) verwijderen.

Een datalek

Onder de AVG blijft de meldplicht van datalekken grotendeels gelijk aan die in de oude wetgeving. Er zijn echter wel strengere eisen aan de registratie van de datalekken die binnen jouw vereniging plaatsvinden.  Je moet alle datalekken documenteren.

Wat is een datalek?

Een datalek is iedere inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens verloren zijn gegaan, of ongeoorloofd zijn gewijzigd, verstrekt of ingezien. Bijvoorbeeld bij diefstal van een laptop met daarop een export van de ledenlijst, een oud bestuurslid dat onrechtmatig nog inlogt in de ledenadministratie in Congressus manager,  het verzenden van gegevens naar een verkeerd e-mailadres of het verlies van een USB-stick met daarop gegevens van je vereniging.

Wat moet je doen bij een datalek?

• Van ieder datalek moet je het volgende bijhouden:
• Een omschrijving van het lek;
• Wanneer vond het plaats;
• Wat is er met de gegevens gebeurd? Zijn ze door een onbevoegde ingezien, zijn ze verloren gegaan of onrechtmatig gewijzigd?;
• Van wie zijn de gegevens gelekt? Welke groep leden is het en om hoeveel leden gaat het;
• Om welke soorten gegevens het gaat;
• Wat zijn de (mogelijke) gevolgen van het lek? Denk aan identiteitsfraude, reputatieschade etc;
• Welke maatregelen zijn genomen naar aanleiding van het lek? Welke acties zijn ondernomen om de schade te voorkomen of zo veel mogelijk te beperken? En wat heb je er aan gedaan om dit voortaan te voorkomen?

Melden van een datalek

Een inbreuk in verband met persoonsgegevens moet je melden bij de toezichthouder (Autoriteit Persoonsgegevens), tenzij het lek geen risico oplevert op negatieve gevolgen als identiteitsfraude of reputatieschade. Indien je het lek moet melden aan de toezichthouder dan moet dit binnen 72 uur nadat de verwerkingsverantwoordelijke, de vereniging,  kennis heeft genomen van het datalek dat gemeld moet worden.

In sommige gevallen moet je de leden waarvan de persoonsgegevens zijn gelekt op de hoogte stellen van het lek.

Procedure bij een datalek

Indien je je kennis hebt genomen van een datalek moet je een aantal stappen ondernemen. Zorg ervoor dat je een procedure opstelt voor het adequaat anticiperen op, en afhandelen van een datalek. Op die manier heb je een leidraad op het moment dat een datalek plaatsvindt of heeft plaatsgevonden.

Congressus en de AVG

Het is voor ons van groot belang dat jullie in Congressus kunnen voldoen aan de AVG. Congressus is immers dé plek waar je de persoonsgegevens van je leden opslaat. Met onze aanpassingen zorgen we ervoor dat jouw vereniging in Congressus aan de AVG kan voldoen én doen we ons best om dit zo makkelijk mogelijk te maken.

Wat we precies hebben toegevoegd en aangepast met betrekking tot de AVG lees je in dit hoofdstuk.

Verwerkersovereenkomst

Congressus is een verwerker van jullie persoonsgegevens. Je verzamelt, bewaart en verwerkt (een deel van) de persoonsgegevens van jullie leden immers in onze software. Als verwerkingsverantwoordelijke ben je verplicht om afspraken te maken met de verwerkers. Deze afspraken leg je vast in een verwerkersovereenkomst.

Waar Congressus eerder een bewerkersovereenkomst sloot met verenigingen, sluiten we nu een verwerkersovereenkomst.  De verwerkersovereenkomst is opgesteld door onze privacyjurist en bieden we jullie aan als onderdeel van onze service. Iedere vereniging die gebruik maakt of gebruik wil maken van Congressus is verplicht deze verwerkersovereenkomst te ondertekenen.

De tekeningsbevoegde van jouw vereniging  kan de overeenkomst ondertekenen vanuit Congressus Manager. Je krijgt van ons een mailtje zodra de verwerkersovereenkomst voor je klaar staat.

Privacybeleid

Congressus heeft het mogelijk gemaakt om een privacybeleid toe te voegen aan je website. In het privacybeleid kun je o.a. laten opnemen met welke doeleinden je de persoonsgegevens verwerkt én hoe je met de persoonsgegevens omgaat. Laat je informeren door een privacyjurist over de inhoud van jullie privacybeleid!

Het privacybeleid van je vereniging kun je toevoegen via Congressus Manager. In dit support artikel (hoofdstuk 1) lees je meer over.

Waarom een privacybeleid?

Ten eerste: een privacybeleid is volgens de AVG verplicht. Daarnaast stelt de AVG, zoals je eerder onder “Toestemming” hebt gelezen, hogere eisen aan de toestemming van betrokkenen. Leden moeten toestemming geven voor de verwerking van hun persoonsgegevens én je moet vervolgens kunnen laten zien hoe en wanneer je die toestemming hebt gekregen. Door een privacybeleid aan je website toe te voegen en nieuwe leden hier (verplicht) mee akkoord te laten gaan zorg je ervoor dat de toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens specifiek is, op informatie berust is, in vrijheid wordt gegeven én een actieve handeling is.

Cookieverklaring

Een cookieverklaring is eigenlijk geen onderdeel van de AVG maar van de ePrivacy Verordening. Omdat een cookieverklaring wel te maken heeft met online privacy, is het belangrijk dat jouw vereniging de mogelijkheid heeft om er een te plaatsen op de website. Daarnaast is een cookieverklaring verplicht als je met cookies werkt.

Je kunt via Congressus Manager een cookieverklaring op je website te plaatsen. Nadat je een cookieverklaring hebt toegevoegd, wordt automatisch een link naar de cookieverklaring getoond in de footer van je website. Meer hierover lees je in dit support artikel onder hoofdstuk 2.

Support toegang

Congressus heeft standaard een gebruiker en bijbehorende gebruikersgroep in de Congressus Manager omgeving van jouw vereniging. Dit gebruikersaccount gebruiken wij om je te voorzien van support en om eventuele bugs te verhelpen.

Aanpassen rechten van het Congressus Team

Je kunt zelf bepalen welke rechten de gebruikersgroep van het Congressus Team heeft. Hoe je deze rechten kunt aanpassen lees je in dit support artikel. Je kunt er zelfs voor kiezen om ons helemaal geen toegang te geven tot jullie Congressus Manager omgeving.

Let op: Indien je ervoor kiest om ons geen toegang te geven tot jullie Congressus Manager omgeving, kunnen wij niet meer meekijken. Dit heeft natuurlijk wel invloed op hoe goed we je vereniging support kunnen bieden.

Inzicht in Support toegang

We vinden het belangrijk dat het voor jou inzichtelijk is wanneer iemand van het Congressus Team inlogt in jullie Congressus Manager omgeving en met welke reden er is ingelogd. Daarom vind je onder ‘Instellingen > Privacy > Support toegang’ een overzicht van onze toegang. Je ziet hier wie van het Congressus Team heeft ingelogd en met welke reden.

Two factor authentication

Het verplicht stellen van two-factor authentication bij het inloggen in Congressus Manager is een goed voorbeeld van een maatregel die je treft ter beveiliging van de persoonsgegevens van jouw leden. We raden je dan ook aan dit verplicht te stellen voor alle gebruikers in Congressus Manager. Lees hier hoe je two factor authentication instelt in Congressus Manager.

Aantonen hoe je de persoonsgegevens hebt verkregen

De AVG schrijft voor dat je moet kunnen aantonen hoe je de persoonsgegevens van een lid hebt ontvangen. In Congressus heb je verschillende manieren om de persoonsgegevens toe te voegen aan je ledenadministratie:

• via het online lid worden formulier;
• via de API;
• via een import van de ledenadministratie;
• of handmatig door een gebruiker toegevoegd in Congressus Manager.

In Congressus houden we bij via welke weg en op welke datum het lid in de ledenadministratie is gezet. Dit kun je in het profiel van een lid in Congressus Manager opzoeken en vind je terug in de volledige export van de ledenadministratie.

In dit artikel lees je hoe het precies werkt.

Stappenplan voor jouw vereniging

Onderstaand stappenplan helpt je om jouw vereniging klaar te maken voor de AVG!

Beleid van je vereniging

• Wees je als vereniging bewust van de impact van de AVG!
• Laat een privacybeleid opstellen (bijv. via eenvoudigrecht.nl).
• Laat een cookieverklaring opstellen (bijv. via eenvoudigrecht.nl).
• Stel een verwerkingsregister op. Dat kan via Congressus Manager.
• Stel een procedure op voor het adequaat anticiperen op, en afhandelen van een datalek.

Afspraken met derden

• Sluit verwerkersovereenkomsten af met alle partijen die de persoonsgegevens van jullie leden verwerken (denk aan MailChimp, Gmail, etc.).
• Teken de verwerkersovereenkomst tussen Congressus en je vereniging.

Congressus Manager

• Voeg je privacybeleid toe.
• Voeg je cookieverklaring toe.
• Vul het verwerkingsregister in.
• Zorg dat het verplicht is voor nieuwe leden om akkoord te gaan met het privacybeleid.
• Laat alle gebruikers van Congressus Manager two-factor authenticatie instellen.

Controleren

• Controleer of je verplicht bent om een Functionaris voor de gegevensverwerking aan te stellen.
• Controleer of je verplicht bent om een Data protection impact assessment (DPIA) te doen.

Psst… liever printen en lezen?

Download hier het volledige blog.
Download hier het stappenplan.