Hoe de lol blijft in besturen bij Manet Gaudium

Manet Gaudium is de alumnivereniging van het Stedelijk Gymnasium in Breda (SGB). De naam borduurt voort op de leerlingvereniging van SGB, die met Vivat Gaudium het ‘leve de lol’ met verve in haar naam draagt. Het SGB viert in 2022 het 135-jarig bestaan, maar had nog geen alumnivereniging. Op 2-2-2222 werd daarom Manet Gaudium officieel opgericht. Doel is het helpen van school, leerlingen en leden onderling. Leerlingen die het niet breed hebben kunnen bijvoorbeeld financiële steun krijgen.

Digitale ledenalmanak

Bestuurslid Willem Vesters was ruim voor de oprichtingsdatum bezig met de ledenadministratie en website van Manet Gaudium. “De vereniging had een hele grote wens, namelijk een uitgebreide digitale ledenalmanak waar je veel ledeninformatie kwijt kunt”, vertelt hij. “Doel van onze alumnivereniging is onder meer het helpen van leerlingen en het uitwisselen van kennis en kunde tussen leerlingen en oud-leerlingen. Dan moet je die kennis en kunde inzichtelijk kunnen maken. We zochten daarom een ledenadministratie annex almanak met veel meer informatievelden dan bij een gemiddelde ledenadministratie. Dat gaat van welke hobby’s en interessevelden iemand heeft tot een overzicht van leden die studiekeuzebegeleider willen zijn.”

Het is wel zelf te maken, maar je moet het ooit ook overdragen

Willem twijfelde aanvankelijk tussen zelf maken of in zee gaan met een professionele partner. “Ik mag graag een beetje stoeien met ICT en was voor onze vereniging wat om me heen aan het kijken. De door ons gewenste ledenalmanak vind je niet bij iedere aanbieder. Zoiets is wel zelf te maken, maar je moet het ooit overdragen aan iemand die misschien minder handig is. En die moet het ook leuk blijven vinden. Bij een van de websites van oud-studentenverenigingen die ik als voorbeeld had, stond ‘powered by Congressus’. Dat bleek de gouden greep.”

Congressus zorgde ervoor dat Manet Gaudium alle gewenste informatie in de ledenalmanak kwijt kon door extra velden aan te maken. “Nu kunnen we nieuwe aanmeldingen via de website soepel verwerken”, vertelt Willem. “Alles komt automatisch in de administratie. Die aanmeldingen liggen overigens mooi op schema. Een maand na oprichting hebben we al ruim 300 leden, terwijl ons doel 400 was in het eerste jaar.”

Communicatietools zijn veel beter

De jonge vereniging zit kort na de start vol plannen. Er komen onder meer evenementen, themadagen, nieuwsbrieven en een online ledenforum. “Communicatie zal een grote rol spelen in het verbinden van onze vereniging met de school en onze leden onderling”, verwacht Willem. “We hebben de eerste mailings via MailChimp verstuurd, maar de communicatietools van Congressus zijn veel beter. Dankzij al die extra velden in onze administratie, kunnen we heel makkelijk onze doelgroepen zoals studiekeuzebegeleiders, techneuten of architectuurliefhebbers selecteren en die gericht mailen.”

Dat compliment wil ik graag geven: jullie support is ongekend goed

De tweede specifieke wens van Manet Gaudium had te maken met homepage van de website. “We hadden exact bepaald hoe we die wilden indelen”, zegt Willem. “Horizontaal vijf even grote blokken die in de mobiele weergave onder elkaar staan. Leuk bedacht, maar dat kon niet binnen het template. Dankzij de fantastische support van Congressus hebben we dat met html en css maatwerk toch voor elkaar gekregen. Dat compliment wil ik Congressus graag geven: jullie support is ongekend goed. Je merkt aan alles dat het een goed doordacht en volwassen product is. Dit zorgt ervoor dat het besturen van een vereniging leuk blijft.”

Zien hoe de vijf maatwerk blokken er uit zien? Check de homepage van Manet Gaudium