Het is een issue waar veel verenigingen, clubs en communities tegenaan lopen: foto’s op de website van je vereniging en de AVG. Je wilt de sfeer binnen je club graag vastleggen op beeld, maar wat mag wel en wat mag niet binnen de privacywet AVG? De vraag is daarbij of je toestemming nodig hebt van de mensen die op beeld staan.
Over het publiceren van foto’s en filmpjes onder de AVG bestaan veel misverstanden. Daarom hebben wij vier vuistregels voor je op een rij gezet. Deze regels vertellen je hoe jouw vereniging beeld kan gebruiken zonder de AVG te overtreden.
- Herkenbaar in beeld?
- Huishoudelijk gebruik
- Een 'geoorloofd doel'
- Toestemming
1. Herkenbaar in beeld?
Allereerst: het gaat het er bij de AVG om of mensen herkenbaar in beeld zijn. Een foto van een algemene leden vergadering (ALV) waarop iedereen op de rug gefotografeerd is, valt niet onder de AVG. Dit beeld kun je gerust plaatsen.
Foto’s die je op de website of op een social media-account wil plaatsen, zijn al snel wel herkenbaar en dus heb je te maken met de AVG. Gaat het om heel veel mensen tegelijk? Of zijn de gefotografeerde mensen door kleding (denk aan maskers en andere verkleedspullen) niet herkenbaar? Dan geldt dit binnen de AVG als niet herkenbaar en heb je dus geen toestemming nodig.
2. Huishoudelijk gebruik
Als mensen herkenbaar op de foto of het filmpje staan, is het delen voor zogenaamd huishoudelijk gebruik binnen de AVG toegestaan. Wat er binnen ‘huishoudelijk gebruik’ valt is niet altijd even duidelijk. Als bijvoorbeeld leden van een commissie foto’s in een WhatsApp-groep delen valt dit niet onder de AVG. Het beeldmateriaal gebruik je dan uitsluitend privé. Dus niet voor professionele of commerciële doeleinden.
3. Geoorloofd doel in de AVG
Als mensen herkenbaar op beeld staan en je maakt dit beeld openbaar op bijvoorbeeld een website, nieuwsbericht of een social media-kanaal dan is de AVG wel van toepassing.
De eerste vraag is dan: wat is het doel van het publiceren?
Als het publiceren van de foto’s een journalistiek doel heeft, dan is dat in Nederland toegestaan. Het begrip journalistiek mag je breed interpreteren. Je hoeft geen perskaart te hebben om hieronder te vallen. Ook de webmaster van de sportvereniging die foto’s van wedstrijden op de site plaatst valt onder het begrip voor journalistieke doeleinden. Het persbericht naar de lokale krant met een foto van het nieuwe bestuur? Ook een journalistiek doeleinde.
Je mag dus naar hartenlust fotograferen en publiceren zonder toestemming als het een journalistiek doel heeft.
4. Toestemming vragen
De vierde vuistregel is: publiceer je foto’s of filmpjes met mensen herkenbaar in beeld en dient dat geen journalistiek doel? Dan moet je toestemming vragen. Als je bijvoorbeeld regelmatig posts op Facebook maakt met wedstrijdverslagen van de vereniging, dan is de AVG wel van toepassing. Het is als vereniging verstandig om dan expliciet toestemming te vragen aan de leden.
Houd er rekening mee dat de toestemming altijd weer ingetrokken mag worden. Als degene die op de foto staat de toestemming intrekt, mag je geen foto van deze persoon meer gebruiken. Je dient het ook makkelijk te maken voor het lid om de toestemming weer in te trekken.
Portretrecht
Naast de privacyregelgeving kan iemand zich beroepen op zijn portretrecht. Dat is een begrip binnen het auteursrecht. Personen met ‘een redelijk belang’ kunnen zich verzetten tegen gebruik van hun portret. Zeker als ze normaal gesproken geld kunnen verdienen met een foto of filmpje van hun gelaat. Denk aan bekende Nederlanders, modellen of acteurs. Een redelijk belang kan in principe van alles zijn, bijvoorbeeld dat je op een foto staat in een context die heel negatief is.
Handig in Congressus
Met het platform van Congressus kun je gemakkelijk fotoalbums maken voor je vereniging. Leden kunnen in foto’s getagged worden en met onze formulieren functionaliteit kun je per evenement deelnemers vragen of ze akkoord gaan met het maken van foto’s.Je voldoet daarmee zonder moeite aan de AVG.
