Congressus
Shape Inloggen Aan de slag!
Menu
  • Onze oplossing
    • Makkelijk, meer vereniging

      Ledenadministratie

      Alle leden, overzichtelijk, online, op 1 plek.

      Financiële administratie

      Beheer de financien eenvoudig en slim.

      Ledenwebsite

      Een eigen responsive website, makkelijk in beheer.

      Communicatie

      Krachtige communicatie voor en door leden.

      of bekijk alle mogelijkheden

      Jouw vereniging en Congressus

      • Branche- en vakverenigingen
      • Studieverenigingen
      • Studentenverenigingen
  • Ervaringen
  • Tarieven
  • Meer
    • Makkelijk, meer vereniging

      overview

      Zo overtuig je de ALV van Congressus

      Inspiratie, Tips

      overview

      De ledenvergadering digitaal? Dat doe je zo

      Tips

      Meer tips & inspiratie
    • Support

      050 211 00 16 hallo@congressus.nl
      • Veelgestelde vragen
      • Kennisbank
      • Contact
    • Meer Congressus

      • Over ons
      • Team
      • Vacatures

Support

050 211 00 16 hallo@congressus.nl
  • Veelgestelde vragen
  • Kennisbank
  • Contact
Shape
Probeer nu 30 dagen gratis
Tips & inspiratie

6 tips voor een SUPERSTART van je bestuursjaar

Ready, set, change! Voor verenigingen komt er weer een geweldige en erg belangrijke periode aan: de bestuurswissel. Handige tips & tricks voor als je vereniging van bestuur wisselt.

Tips
door Katja op 23 juli 2019 7 minuten leestijd
image

Veel besturen geven in februari of rond de zomer het stokje definitief over aan een nieuw bestuur, door komt veel bij kijken: het schrijven van een beleidsplan, het vormen van commissies, enzovoort. Als geen ander weten wij hoeveel ballen het (aspirant) bestuur hoog moeten houden, dus we helpen jullie graag op weg met een aantal tips & tricks bij een bestuurswissel!

TIP 1. KVK en financiele administratie

Kamer van Koophandel
Een inschrijving of wijziging van het bestuur moet worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel. Deze handeling staat los van Congressus, maar wordt regelmatig vergeten of te laat doorgevoerd, waardoor het verenigingsjaar vertraging op kan lopen. En dat terwijl het simpel en snel kan: vul het online formulier in, en de KvK kan de inschrijving of wijziging binnen enkele werkdagen verwerken. Hoe dit precies in z’n werk gaat lees je op deze pagina van de KvK website.

Financiële bevoegdheden
Ook op financieel vlak dienen er veranderingen te worden doorgevoerd om de nieuwe bestuurder(s) deze bevoegdheden toe te kunnen kennen. Voorkom onduidelijkheden of moeilijkheden door je tijdig te laten informeren bij je bank over de vervolgstappen voor jouw vereniging. Als voorbeeld: hier legt de ING duidelijk uit wat haar klanten moeten doen voor een zodanige wijziging.

TIP 2. Congressus gebruikers wijzigen

Ontneem het oude bestuur en commissieleden (indien alle taken zijn afgerond) toegang tot Congressus Manager. Het klinkt logisch, maar wordt vaak vergeten waardoor oud-gebruikers toegang blijven houden tot vertrouwelijke verenigingsgegevens in de Manager omgeving.

Gebruikers toevoegen
Huidige gebruikers met volledige toegang in Congressus Manager (Super Admin) kunnen een nieuwe gebruikersgroep aanmaken, waarvoor ze de individuele gebruikers uit de groep een uitnodiging kunnen sturen.

Een extra tip, gebruik GEEN functiespecifiek-mailadres, maar een persoonlijk e-mailadres. Dan hoef je bij de overdracht geen account over te dragen of wachtwoord te wijzigen en weet je precies wie er toegang heeft (gehad) tot welke onderdelen.

Onderscheid in rechten
Nieuwe of ‘oude’ gebruikers kunnen ook toegang krijgen tot een beperkt aantal onderdelen van Congressus. Per gebruikersgroep kun je rechten instellen, waardoor je zorgt dat een oud-bestuur of commissie alleen toegang heeft tot de voor hen bestemde data.

Tip: wil je later in het jaar dat commissieleden ook toegang hebben tot specifieke onderdelen in de Manager? Geen probleem; geef de activiteitencommissie toegang tot module Evenementen, websitecommissie toegang tot Websitebeheer, en kascommissie toegang tot het onderdeel financiën. 

TIP 3. Privacybeleid (AVG)

Congressus heeft het mogelijk gemaakt om een privacybeleid toe te voegen aan je website. In het privacybeleid kun je onder andere laten opnemen met welke doeleinden je de persoonsgegevens verwerkt én hoe je met de persoonsgegevens omgaat. Heeft jouw vereniging nog geen privacybeleid toegevoegd? Dit kun je doen onder Instellingen > Privacy. Laat je informeren door een privacyjurist over de inhoud van jullie privacybeleid!

Tip: hier lees je een eerder blog van ons waarin we uitleggen wat de AVG betekent voor jouw vereniging. 

TIP 4. Wijzig de lidstatussen

In Congressus staan standaard de lidstatussen Aspirant, Lid, Lid-af en Reünist. Grote kans dat jouw vereniging hier nu ook mee werkt, of lidstatussen heeft toegevoegd, gewijzigd en/of verwijderd. Ga na welke lidstatussen je wilt gaan aanhouden in het aankomende verenigingsjaar. Is de huidige indeling logisch en efficiënt op basis van het (toekomstige) ledenbestand?

Tip: lidstatussen die we ook vaak tegenkomen zijn Donateur, Erelid, Vrijwilliger en Proeflid. 

TIP 5. Zorg dat je leden Online lid worden

Met de module Online lid worden zorg je ervoor dat nieuwe leden zich kunnen inschrijven via de website. Door alle gewenste velden op te nemen in het formulier, worden de lidgegevens direct ingeschoten in je ledenadministratie. Als je dit proces van tevoren goed inricht, scheelt je dat achteraf enorm veel werk! Let hierbij op de volgende punten:

Lidstatus
Onder welke status wil je de nieuwe leden in je ledenadministratie? Worden ze direct Lid of wil je ze eerst opnemen als Aspirant om ze na een bestuurscheck definitief op te nemen? Je kunt ook meerdere lidstatussen beschikbaar stellen, bijvoorbeeld Lid en Donateur.

Velden en instellingen
Welke informatie wil je van je leden ontvangen? Onder Instellingen > Lidstatussen kun je per lidstatus de veldinstellingen inzien en wijzigen. Zet de velden die je niet nodig hebt op verborgen, en maak de velden die je beslist nodig hebt verplicht. Zonder rekeningnummer wordt het namelijk erg lastig om contributie te innen

Nog een extra tip: wil je extra velden toevoegen aan je ledenadministratie (en je inschrijfformulier)? Studierichting, speelniveau of contactpersoon voor noodsituaties? Laat ons weten welke informatie je van je leden wilt ontvangen, dan voegen wij velden voor je toe. 

Algemene voorwaarden
Je kunt (lidstatus-specifieke) algemene voorwaarden uploaden, waarmee men akkoord dient te gaan bij het online lid worden. Deze voorwaarden zijn ook beschikbaar voor het lid in zijn/haar profiel op de website.

Let op: er is onderscheid tussen algemene voorwaarden en de voorwaarden voor het gebruikt van online diensten! De voorwaarden voor het gebruik van online diensten dien je mee akkoord te gaan wanneer je je profiel activeert. In Congressus Manager worden generieke voorwaarden toegevoegd, maar deze kun je naar wens aanpassen onder Instellingen > Voorwaarden online diensten.

SEPA machtiging
Om een automatische incasso uit te kunnen voeren bij je leden, heb je van ieder van hen een SEPA machtiging nodig. In Congressus is het mogelijk om middels een vinkje bij inschrijving akkoord te gaan met de SEPA voorwaarden. Officieel gezien is dit niet rechtsgeldig en moeten leden ook een “natte handtekening” zetten. Dit is het risico van de vereniging zelf.

TIP 6. Laat je leden hun account activeren

Na inschrijving wil je je leden natuurlijk zo snel mogelijk betrekken bij alles wat je vereniging te bieden heeft. De eerst stap is door ze hun account te laten activeren. Wijs je leden er ook op dat ze dan zelf wijzigingen kunnen aanbrengen in hun gegevens en voorkeuren in hun profiel. Zo zorg je ervoor dat gegevens up-to-date blijven! Voeg een activatielink-tag toe aan de bevestigingsmail van het online lid worden formulier, zodat leden na inschrijving direct door kunnen naar de profielactivatie.

Een extra tip: maak een filter aan voor leden die hun account nog niet geactiveerd hebben. Zo kun je deze leden (opnieuw) benaderen om ze erop te wijzen dat ze hun account kunnen activeren.

Nog meer tips?

Bestuurswissel en nog meer tips voor ons? Laat het ons weten via de chat! Dan kunnen we elkaar op weg helpen naar nóg minder moeite, meer vereniging!

shape image

Heb je nog vragen over dit onderwerp?

Neem contact op met Katja.

hallo@congressus.nl
SVGshapeshapeshape

Klaar voor méér vereniging? Start vandaag nog met Congressus.

Maak gratis en geheel vrijblijvend je eigen Congressus omgeving aan en ontdek hoe jullie snel en makkelijk je leden beheren.

Probeer nu 30 dagen gratis
Avtar
Of bel met Folmer of Carmen om een persoonlijke demo in te plannen. We zijn vandaag bereikbaar tot 17:00 uur.
050 211 00 16

Congressus video tour

Ontdek binnen een paar minuten wat Congressus jouw vereniging te bieden heeft!

Doe de tour
Tips & inspiratie

Wat we nog meer schreven

Inspiratie Tips
image

Zo overtuig je de ALV van Congressus

Zie jij net als veel andere verenigingen het nut van Congressus als verenigingssoftware? Dan moet je

Lees verder
Tips
image

De ledenvergadering digitaal? Dat doe je zo

Je Algemene Ledenvergadering digitaal houden? Dat kan tegenwoordig dankzij de noodwet Algemene Leden

Lees verder
Congressus Shape

Vragen en support

050 211 00 16 hallo@congressus.nl

We zijn maandag t/m vrijdag bereikbaar van 9:00 tot 17:00.

  • Veelgestelde vragen
  • Kennisbank
  • Tips & inspiratie
  • Contact

Onze oplossing

  • Ledenadministratie
  • Financiële administratie
  • Ledenwebsite
  • Communicatie
  • Video tour
  • Tarieven

Meer Congressus

  • Over ons
  • Ervaringen
  • Vacatures
  • API

Makkelijk,
meer vereniging

© 2011-2020 Congressus

  • Privacy
  • Cookies
  • Algemene voorwaarden
  • Disclaimer