Congressus
Shape Inloggen Aan de slag!
Menu
  • Onze oplossing
    • Makkelijk, meer vereniging

      Ledenadministratie

      Alle leden, overzichtelijk, online, op 1 plek.

      Financiële administratie

      Beheer de financien eenvoudig en slim.

      Ledenwebsite

      Een eigen responsive website, makkelijk in beheer.

      Communicatie

      Krachtige communicatie voor en door leden.

      of bekijk alle mogelijkheden

      Jouw vereniging en Congressus

      • Branche- en vakverenigingen
      • Studieverenigingen
      • Studentenverenigingen
  • Functionaliteiten
  • Ervaringen
  • Tarieven
  • Meer
    • Makkelijk, meer vereniging

      overview

      Wat betekent het stoppen van Studystore?

      Case, Nieuws, Tips

      overview

      Wat doet die badeend op ons bureau?

      Inspiratie, Tips

      Meer tips & inspiratie
    • Support

      050 211 0016 hallo@congressus.nl
      • Veelgestelde vragen
      • Kennisbank
      • Contact
    • Meer Congressus

      • Over ons
      • Team
      • Vacatures

Support

050 211 2345 hallo@congressus.nl
  • Veelgestelde vragen
  • Kennisbank
  • Contact
Shape
Probeer nu 30 dagen gratis
Tips & inspiratie

5 tips die het runnen van een vereniging nòg efficiënter maken

Als je actief bent binnen een vereniging, weet je dat het werken binnen zo'n organisatie vaak een uitdaging is. Wij hebben 5 tips voor je hoe het runnen van een vereniging nòg efficiënter kan maken.

InspiratieTips
door Marthijs op 14 december 2022 8 minuten leestijd
image

Er is veel te doen en te organiseren en het kan lastig zijn alles op een rijtje te houden binnen het verenigingsleven. Gelukkig is er verenigingssoftware. Die maakt deze uitdaging een stuk gemakkelijker. Daarnaast hebben we een aantal (software)tips die je helpen het werken aan je vereniging nòg efficiënter te maken.

Volg deze tips voor een lang en gelukkig verenigingsleven:

  1. De agenda is heilig
  2. Bewaar niks in je hoofd
  3. Reserveer tijd voor je e-mail
  4. Kijk vooruit, maar ook terug
  5. Zorg voor een stok achter de deur

1. De agenda is heilig

Misschien wel de belangrijkste tip: houd altijd een goede agenda bij. Daarmee zet je alle afspraken, vergaderingen en andere belangrijke zaken op een rijtje. Zo vergeet je niets belangrijks.

Welke agenda-software je gebruikt is een kwestie van smaak. Bij Congressus gebruiken we de agenda-applicatie van Google, maar er zijn tal van alternatieven die net zo goed werken. We pleiten wel voor een digitale agenda. Het voordeel van een digitale agenda is dat je die publiek kunt maken. Zo kunnen de mensen binnen je team, commissie of bestuur precies zien wanneer ze je kunnen storen en wanneer niet.

Zie je agenda als je navigatiesysteem door je (werk)week. In een oogopslag kunnen jij en je collega’s zien wat de route is van jullie (werk)week. Vergeet niet rustmomenten in te bouwen in je agenda en houd rekening met reistijd tussen afspraken.

2. Bewaar niks in je hoofd

Schrijf alles wat je te doen hebt ergens op. Dan hoef je het niet allemaal in je hoofd houden. Zo voorkom je dat je belangrijke zaken vergeet en heb je altijd een overzicht van wat je nog moet doen. Gebruik een to-do lijstje of een notitieboekje en noteer alles wat je te binnen schiet. Zo kun jij je beter concentreren op wat er speelt, in plaats van je zorgen maken over wat je allemaal nog moet doen.

Vooral bij werkwijzen, notulen en (grote) projecten is het heel handig deze op een centrale plek op te slaan. Net als bij je agenda is het efficiënt dat iedereen met wie je samenwerkt bij dezelfde informatie kan. Bij Congressus gebruiken hier een ‘Knowledge Management System’ of ‘Knowledge Base’ voor. Een Knowledge Base is een systeem waarmee je informatie en kennis beheert en deelt binnen een organisatie, zoals een vereniging. Dit kan in allerlei vormen: documenten, to-do lijstjes, notities, afbeeldingen en andere digitale bestanden. Of je gebruikt er specifieke software voor.

Voorbeelden van specifieke Knowledge Base-software zijn onder meer Notion, Obsidian en Coda. Deze tools kun je gebruiken om informatie en kennis te delen binnen je vereniging (of organisatie). Je weet dan zeker dat bestuursleden (of medewerkers) de juiste informatie en kennis hebben om hun werk goed te kunnen doen. Dankzij een Knowledge Management System kunnen teams gemakkelijker samenwerken en hun werk efficiënter uitvoeren.

Bij Congressus gebruiken we Notion. Wil je ook een Knowledge Base beginnen voor het werk binnen jouw vereniging? Onze vrienden van Voys schreven een blog over hoe je de beste Knowledge Management-tool voor jouw organisatie kan kiezen.

3. Reserveer tijd voor je e-mail

E-mail kan een grote afleiding zijn als je aan je vereniging werkt, vooral als je veel mailtjes krijgt waarbij iedereen alles in de cc gooit. Laat je niet continu afleiden door je mailbox! Reserveer specifieke tijden om je mail te bekijken en te beantwoorden. Niet voor niets adviseert de ‘geluksprofessor ’ in de psychologie Ap Dijksterhuis om je mail maar één keer per dag te checken. Zo kun jij je concentreren op lopende zaken en kun je beter plannen en prioriteiten stellen.

Het is natuurlijk afhankelijk van de volheid van je inbox hoe vaak je een moment plant voor je mail. Als je denkt dat jij je mail echt vaker dan één keer per dag moet checken, is dit schema misschien iets voor jou:

  • Aan het begin van je werkdag.
  • Vlak voordat je aan de lunch begint.
  • Vlak voordat je je werkplek verlaat.

Net als bij je digitale agenda is het een kwestie van smaak of gewenning welke applicatie je voor je e-mail gebruikt.

4. Kijk vooruit, maar ook terug

Altijd vooruit kijken en plannen is belangrijk. Dan weet je wat er op de agenda staat en wat je nog moet doen. Maar het is ook goed af en toe een stapje terug te doen en te kijken naar wat je al bereikt hebt. Zo kun je zien of je op schema ligt en of je op het juiste pad zit om je doelen te bereiken. Dit helpt je om bij te sturen en eventuele problemen op te lossen voor ze uit de hand lopen.

Wij gebruiken een chat-applicatie om terug te kijken op onze dag. Er is een scala aan chatapplicaties, maar wij gebruiken Slack. Met Slack kunnen teams en organisaties gemakkelijk met elkaar communiceren. Het is ontworpen om e-mailverkeer te verminderen en de samenwerking binnen teams te verbeteren. Je kunt met Slack berichten sturen naar individuele teamleden of groepen en je kunt bestanden en afbeeldingen delen. Er zijn overigens meerdere applicaties die nagenoeg hetzelfde doen zoals:

  • Whatsapp
  • Microsoft teams
  • Discord

Om terug te kijken op de dag schrijven de teamleden van Congressus aan het eind van elke werkdag een dagafsluiting in het algemene Congressus Slack-kanaal. In de dagafsluiting behandelen we puntsgewijs wat we die dag allemaal voor werk verzet hebben. Wat wilden we doen en wat hebben we gedaan? Het is een goed moment om terug te kijken op de dag. Vaak blijk je toch meer gedaan te hebben dan je dacht en je collega’s weten ook direct wat je gedaan hebt.

5. Zorg voor een stok achter de deur

Als je werkt aan een vereniging, kan het soms lastig zijn gemotiveerd te blijven en door te zetten als het even tegenzit. Zorg daarom voor een stok achter de deur om je motivatie te houden. Dit kan een leuke of interessante afspraak zijn, of een beloning die je jezelf geeft als je een doel bereikt. Zo heb je iets om naar uit te kijken en kun je doorgaan met werken aan jullie vereniging, ook als het even tegenzit. Met bovenstaande tips heb je eigenlijk al een hele grote stok achter de deur. Je hebt een vangnet onder je week gebouwd.

Tot slot hebben we nog een kleine extra tip. Tussen neus en lippen hebben we het al kort over rustmomenten gehad. Bovenstaande alinea’s zullen misschien een andere indruk wekken, maar het is ook belangrijk je ogen af en toe van het beeldscherm los te maken. Dit kan bijvoorbeeld door het lezen van een boek. Wil je bijvoorbeeld meer lezen over slim werken? Voor bovenstaande tips hebben we ons bijvoorbeeld laten inspireren door de volgende boeken:

  • Grip – Het geheim van slim werken.
  • Alleen maar bazen – Hét handboek voor gelijkwaardig samenwerken.
  • Shape Up – Stop running in circles and ship work that matters.
shape image

Heb je nog vragen over dit onderwerp?

Neem contact op met Marthijs.

marthijs@congressus.nl
SVGshapeshapeshape

Klaar voor méér vereniging? Start vandaag nog met Congressus, software voor jouw vereniging.

Maak geheel vrijblijvend je eigen Congressus omgeving aan en ontdek hoe je eenvoudig je vereniging kan beheren.

Probeer nu
Avtar
Of bel met Sam (sales) voor meer informatie of om een persoonlijke demo in te plannen. We zijn vandaag bereikbaar tot 17:00 uur. Support? Bel 050-2110016
050 211 2345

Maak een afspraak

Sam praat je graag bij over de mogelijkheden van Congressus.

Maak een afspraak
Tips & inspiratie

Wat we nog meer schreven

Case Nieuws Tips
image

Wat betekent het stoppen van Studystore?

Het stoppen van studieboekensite Studystore kwam voor veel studieverenigingen als een verrassing. Ho

Lees verder
Inspiratie Tips
image

Wat doet die badeend op ons bureau?

Waarom wij een rubber duck op onze bureaus hebben staan? En waarom dat voor verenigingen misschien o

Lees verder
Congressus Shape

Vragen en support

050 211 0016 hallo@congressus.nl

We zijn maandag t/m vrijdag bereikbaar van 9:00 tot 17:00.

  • Veelgestelde vragen
  • Kennisbank
  • Tips & inspiratie
  • Contact

Onze oplossing

  • Ledenadministratie
  • Financiële administratie
  • Ledenwebsite
  • Communicatie
  • Video tour
  • Tarieven

Meer Congressus

  • Over ons
  • Ervaringen
  • Vacatures
  • API
  • Secretariaat Verenigingen

Makkelijk,
meer vereniging

© 2011-2020 Congressus

  • Privacy
  • Cookies
  • Algemene voorwaarden
  • Disclaimer
Manage Cookie Consent
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om informatie over het gebruik van deze site op te slaan. Als je geen toestemming geeft om deze cookies te plaatsen dan kan dit een nadelige invloed hebben op bepaalde functies en mogelijkheden.
Functionele cookies Altijd actief
The technical storage or access is strictly necessary for the legitimate purpose of enabling the use of a specific service explicitly requested by the subscriber or user, or for the sole purpose of carrying out the transmission of a communication over an electronic communications network.
Voorkeuren
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statistics
The technical storage or access that is used exclusively for statistical purposes. The technical storage or access that is used exclusively for anonymous statistical purposes. Without a subpoena, voluntary compliance on the part of your Internet Service Provider, or additional records from a third party, information stored or retrieved for this purpose alone cannot usually be used to identify you.
Marketing
The technical storage or access is required to create user profiles to send advertising, or to track the user on a website or across several websites for similar marketing purposes.
Beheer opties Beheer diensten Beheer leveranciers Lees meer over deze doeleinden
Bekijk voorkeuren
{title} {title} {title}