5 tips die het runnen van een vereniging nòg efficiënter maken
Als je actief bent binnen een vereniging, weet je dat het werken binnen zo'n organisatie vaak een uitdaging is. Wij hebben 5 tips voor je hoe het runnen van een vereniging nòg efficiënter kan maken.
Er is veel te doen en te organiseren en het kan lastig zijn alles op een rijtje te houden binnen het verenigingsleven. Gelukkig is er verenigingssoftware. Die maakt deze uitdaging een stuk gemakkelijker. Daarnaast hebben we een aantal (software)tips die je helpen het werken aan je vereniging nòg efficiënter te maken.
Volg deze tips voor een lang en gelukkig verenigingsleven:
- De agenda is heilig
- Bewaar niks in je hoofd
- Reserveer tijd voor je e-mail
- Kijk vooruit, maar ook terug
- Zorg voor een stok achter de deur
1. De agenda is heilig
Misschien wel de belangrijkste tip: houd altijd een goede agenda bij. Daarmee zet je alle afspraken, vergaderingen en andere belangrijke zaken op een rijtje. Zo vergeet je niets belangrijks.
Welke agenda-software je gebruikt is een kwestie van smaak. Bij Congressus gebruiken we de agenda-applicatie van Google, maar er zijn tal van alternatieven die net zo goed werken. We pleiten wel voor een digitale agenda. Het voordeel van een digitale agenda is dat je die publiek kunt maken. Zo kunnen de mensen binnen je team, commissie of bestuur precies zien wanneer ze je kunnen storen en wanneer niet.
Zie je agenda als je navigatiesysteem door je (werk)week. In een oogopslag kunnen jij en je collega’s zien wat de route is van jullie (werk)week. Vergeet niet rustmomenten in te bouwen in je agenda en houd rekening met reistijd tussen afspraken.
2. Bewaar niks in je hoofd
Schrijf alles wat je te doen hebt ergens op. Dan hoef je het niet allemaal in je hoofd houden. Zo voorkom je dat je belangrijke zaken vergeet en heb je altijd een overzicht van wat je nog moet doen. Gebruik een to-do lijstje of een notitieboekje en noteer alles wat je te binnen schiet. Zo kun jij je beter concentreren op wat er speelt, in plaats van je zorgen maken over wat je allemaal nog moet doen.
Vooral bij werkwijzen, notulen en (grote) projecten is het heel handig deze op een centrale plek op te slaan. Net als bij je agenda is het efficiënt dat iedereen met wie je samenwerkt bij dezelfde informatie kan. Bij Congressus gebruiken hier een ‘Knowledge Management System’ of ‘Knowledge Base’ voor. Een Knowledge Base is een systeem waarmee je informatie en kennis beheert en deelt binnen een organisatie, zoals een vereniging. Dit kan in allerlei vormen: documenten, to-do lijstjes, notities, afbeeldingen en andere digitale bestanden. Of je gebruikt er specifieke software voor.
Voorbeelden van specifieke Knowledge Base-software zijn onder meer Notion, Obsidian en Coda. Deze tools kun je gebruiken om informatie en kennis te delen binnen je vereniging (of organisatie). Je weet dan zeker dat bestuursleden (of medewerkers) de juiste informatie en kennis hebben om hun werk goed te kunnen doen. Dankzij een Knowledge Management System kunnen teams gemakkelijker samenwerken en hun werk efficiënter uitvoeren.
Bij Congressus gebruiken we Notion. Wil je ook een Knowledge Base beginnen voor het werk binnen jouw vereniging? Onze vrienden van Voys schreven een blog over hoe je de beste Knowledge Management-tool voor jouw organisatie kan kiezen.
3. Reserveer tijd voor je e-mail
E-mail kan een grote afleiding zijn als je aan je vereniging werkt, vooral als je veel mailtjes krijgt waarbij iedereen alles in de cc gooit. Laat je niet continu afleiden door je mailbox! Reserveer specifieke tijden om je mail te bekijken en te beantwoorden. Niet voor niets adviseert de ‘geluksprofessor ’ in de psychologie Ap Dijksterhuis om je mail maar één keer per dag te checken. Zo kun jij je concentreren op lopende zaken en kun je beter plannen en prioriteiten stellen.
Het is natuurlijk afhankelijk van de volheid van je inbox hoe vaak je een moment plant voor je mail. Als je denkt dat jij je mail echt vaker dan één keer per dag moet checken, is dit schema misschien iets voor jou:
- Aan het begin van je werkdag.
- Vlak voordat je aan de lunch begint.
- Vlak voordat je je werkplek verlaat.
Net als bij je digitale agenda is het een kwestie van smaak of gewenning welke applicatie je voor je e-mail gebruikt.
4. Kijk vooruit, maar ook terug
Altijd vooruit kijken en plannen is belangrijk. Dan weet je wat er op de agenda staat en wat je nog moet doen. Maar het is ook goed af en toe een stapje terug te doen en te kijken naar wat je al bereikt hebt. Zo kun je zien of je op schema ligt en of je op het juiste pad zit om je doelen te bereiken. Dit helpt je om bij te sturen en eventuele problemen op te lossen voor ze uit de hand lopen.
Wij gebruiken een chat-applicatie om terug te kijken op onze dag. Er is een scala aan chatapplicaties, maar wij gebruiken Slack. Met Slack kunnen teams en organisaties gemakkelijk met elkaar communiceren. Het is ontworpen om e-mailverkeer te verminderen en de samenwerking binnen teams te verbeteren. Je kunt met Slack berichten sturen naar individuele teamleden of groepen en je kunt bestanden en afbeeldingen delen. Er zijn overigens meerdere applicaties die nagenoeg hetzelfde doen zoals:
Om terug te kijken op de dag schrijven de teamleden van Congressus aan het eind van elke werkdag een dagafsluiting in het algemene Congressus Slack-kanaal. In de dagafsluiting behandelen we puntsgewijs wat we die dag allemaal voor werk verzet hebben. Wat wilden we doen en wat hebben we gedaan? Het is een goed moment om terug te kijken op de dag. Vaak blijk je toch meer gedaan te hebben dan je dacht en je collega’s weten ook direct wat je gedaan hebt.
5. Zorg voor een stok achter de deur
Als je werkt aan een vereniging, kan het soms lastig zijn gemotiveerd te blijven en door te zetten als het even tegenzit. Zorg daarom voor een stok achter de deur om je motivatie te houden. Dit kan een leuke of interessante afspraak zijn, of een beloning die je jezelf geeft als je een doel bereikt. Zo heb je iets om naar uit te kijken en kun je doorgaan met werken aan jullie vereniging, ook als het even tegenzit. Met bovenstaande tips heb je eigenlijk al een hele grote stok achter de deur. Je hebt een vangnet onder je week gebouwd.
Tot slot hebben we nog een kleine extra tip. Tussen neus en lippen hebben we het al kort over rustmomenten gehad. Bovenstaande alinea’s zullen misschien een andere indruk wekken, maar het is ook belangrijk je ogen af en toe van het beeldscherm los te maken. Dit kan bijvoorbeeld door het lezen van een boek. Wil je bijvoorbeeld meer lezen over slim werken? Voor bovenstaande tips hebben we ons bijvoorbeeld laten inspireren door de volgende boeken:
Klaar voor méér vereniging? Start vandaag nog met Congressus, software voor jouw vereniging.
Maak geheel vrijblijvend je eigen Congressus omgeving aan en ontdek hoe je eenvoudig je vereniging kan beheren.
