8 Antwoorden op de vraag: Waarom software voor jouw vereniging.

1. Alles-in-1 software in de cloud voor je vereniging 

De verenigingssoftware van Congressus is een alles-in-1 pakket. Met alles in 1 bedoelen we:

• je ledenadministratie,
• financiële administratie,
• evenementenorganisatie en
• communicatie met leden –
  • – via website,
  • – mailprogramma en
  • – sms service

Een iDeal betalingssysteem voor de verkoop van tickets of items in de webshop hoort er ook bij. 

Alles staat in de cloud. Je werkt als vereniging online samen met je bestuur, secretariaat en commissies. Wel zo makkelijk. Je hebt geen losse tools, downloads of dure updates nodig. En je bent niet meer afhankelijk van dat ene bestuurslid dat alle Excelletjes op zijn of haar thuis-pc heeft staan.

Met alles in 1 software voor jouw vereniging kan iedereen, waar dan ook de administratie en communicatie bijhouden. Je bepaalt zelf wie welke rechten krijgt. Zo doen de commissies hun eigen werk. En je leden houden op hun profielpagina zelf hun gegevens actueel.

Is alles in de cloud veilig? Bij Congressus zeker, gebruikers loggen in met een wachtwoord, de servers zijn zwaar beveiligd en je gegevens zijn altijd beschikbaar dankzij dagelijkse backups.

2. Exporteer data en lijsten uit de ledenadministratie

Heel handig binnen software voor je vereniging: maak selecties binnen je ledenadministratie op basis van de aanwezige data. Wil je zien welke leden bij een evenement aanwezig zijn? Wie automatische incasso gebruikt? Met een filter zie je dit snel en zonder moeite.

Op vrijwel alle informatie die je van de leden hebt, kun je zoeken, filteren en groepen aanmaken. Zo’n groep is de basis voor je communicatie. Ook kun je deze groepen bijvoorbeeld apart een betalingsverzoek sturen.

Voordelen van selecties uit je administratie:

• Geef een selectie van leden toegang tot een evenement
• Stuur e-mails naar specifieke ledengroepen
• Stuur sms naar specifieke ledengroepen
• Stuur rekeningen in bulk naar specifieke ledengroepen
• Verstuur betalingsherinneringen
• Voeg leden toe aan groepen
• Selecteer op lid-status zoals lid of oud-lid

3. Doe meer met ledenbeheer

Een vereniging kan verschillende soorten leden hebben: denk aan donateurs, aspirant-leden, actieve leden, oud-leden en ereleden. Deze lidstatussen kun je zo uitgebreid maken als je wilt. Dit ledenbeheer werkt in Congressus heel simpel. Zo kun je een grote hoeveelheid statussen in één keer veranderen. Je wijzigt aan het eind van het studiejaar bijvoorbeeld tientallen leden van ‘lid’ naar ‘oud-lid’. Via ons mailprogramma kun je dan gericht de groep oud-leden benaderen voor bijvoorbeeld donaties of een reünie.

Het ledenbeheer van je vereniging begint bij de aanmelding. Leden melden zich aan via de website en geven zelf aan wat hun lidstatus moet zijn. De veldinstellingen kun je per lidstatus aanpassen. Bepaal als vereniging zelf welke velden voor het lid zichtbaar, bewerkbaar of vereist zijn.

Deze aanmelding komt automatisch in je ledenadministratie. En je kunt dan heel eenvoudig het eerste inschrijfgeld of de contributie factureren. 

4. Contributie factureren en incasseren

Het innen van de contributie een fluitje van een cent? Het kan!

Leden met verschillende statussen als lid of donateur krijgen automatisch de juiste factuur als PDF per mail. Betalen kan per iDeal, automatische incasso of bankoverschrijving.

Betaalt een lid niet op tijd? In de factuurworkflow van Congressus bepaalt de penningmeester wanneer en hoe je herinneringen en aanmaningen verstuurt. Is de automatische incasso gestorneerd? Stuur je lid automatisch een e-mail met iDeal betaallink. Al deze transacties verwerk je eenvoudig via de bank-import. De penningmeester heeft er nauwelijks werk van. Die kan ook dit jaar weer vrolijk op vakantie naar de Bahama’s. Maar niet van het verenigingsgeld, want jullie hebben dankzij de gebruikersrechten de controle goed geregeld.

5. Evenementen organiseren

Een evenement organiseren binnen je vereniging wordt met de verenigingssoftware van Congressus een stuk eenvoudiger. Van ALV tot gala of congres, van bedrijfsbezoek tot borrel of reünie, je zet ze klaar in de evenementen-functionaliteit en je hebt diverse tools tot je beschikking.

• De evenement-functionaliteit:
• Kondig evenementen aan op de website, alleen leden of voor iedereen
• Verkoop tickets
• Registreer aanmeldingen
• Communiceer gericht met deelnemers
• Scan QR codes aan de deur met ticketscan app
• Verstuur deelnamebewijzen

6. Formulieren en enquêtes maken 

Formulieren en enquêtes, wie kan nog zonder? Reviews, vragenlijsten, dieetwensen, aanmeldingen, je maakt ze allemaal zelf. De formulieren plaats je op je website en leden geven hun input. Deze informatie kun je koppelen aan het aanmeldproces voor evenementen. Je hebt dan alle data mooi overzichtelijk bij elkaar.

7. Online aanmelden en gegevens wijzigen

Uit ons onderzoek onder brancheverenigingen is gebleken dat de meeste besturen meer tijd kwijt zijn aan administratie dan ze willen. Daarnaast zijn gegevens van leden niet altijd up-to-date en kost het veel tijd om wijzigingen door te voeren voor leden. Gebruik de juiste software, zoals Congressus, en jouw leden melden zich automatisch aan via de website, ze voeren wijzigingen in hun eigen profiel door via de website en je kunt de keuze maken welke informatie, evenementen, webpagina’s en nieuwsberichten voor iedereen of alleen voor leden zichtbaar zijn.

8. Digitale inhaalslag is snel gemaakt

Het lijkt veel werk, maar niets is minder waar. De administratie van de vereniging digitaliseren is snel gedaan en levert veel tijd en overzicht op.

De KNVM schreef er een artikel over op onze website: De papieren administratie was bij ruim 1500 leden en 11 subdivisies moeilijk te overzien voor de Koninklijke Nederlandse Vereniging voor Microbiologie. Dankzij een digitale inhaalslag verloopt alles nu soepel en efficiënt, van de administratie en congresbetalingen tot het bijhouden van meerdere websites.

Waarom software voor jouw vereniging?

Een opsomming van 8 functionaliteiten die je als vereniging niet wilt missen:

• Ledenlijsten en status van leden overzichtelijk
• Gemakkelijk online betalingen doen en incasseren
• Een website die communiceert met de administratie en communicatie op basis van gedrag van leden.
• Soepel en efficiënt samenwerken met het bestuur, commissies en/of secretariaat
• Snelle exports maken op basis van jouw wensen
• Verschillende tickets verkopen voor verschillende evenementen
• Alles in de cloud
• Altijd up to date
• Nog veel meer! Kijk hier welke functionaliteiten Congresses biedt voor jouw vereniging.

Software voor verenigingen levert enorm veel op, wil je het zelf ervaren, ga dan aan de slag met Congressus software. Congressus is een totaaloplossing die alles biedt, wat jij als vereniging nodig hebt. Van studie- tot branchevereniging.