Vragen van Virgiel zelfs voor Congressus flinke uitdaging

Sanctus Virgilius is de meest actieve en, met tweeduizend leden, de grootste studentenvereniging van Delft. De studenten van ‘Virgiel’ weten goed wat ze willen met hun nieuwe website die sinds een paar weken online is. De oude website was op maat gemaakt in combinatie met software voor de ledenadministratie. “Superfunctioneel, helemaal op onze vereniging aangepast, maar de website was traag en de software kreeg geen updates meer”, vertelt secretaris Fleur Lycklama. “Tijd voor iets nieuws dus.”

Een snelle website kun je overal krijgen, maar qua ledenadministratie waren we blijkbaar veeleisend.

Verenigingen die zoeken naar een ledenadministratie met veel functionaliteit en een moderne website komen snel bij Congressus uit. Toch? “Nou, zo snel ging het niet. We hebben er vier jaar over gedaan”, weet Fleur. “Dat komt deels doordat ons bestuur ieder jaar wisselt, maar onze eisen waren zo hoog dat we lang moesten zoeken. Een snelle website kun je overal krijgen, maar qua ledenadministratie waren we blijkbaar veeleisend.”

Metaverse voor studenten

De vragen van Virgiel waren dan ook een flinke uitdaging, zelfs voor Congressus. “De voorkant van de website is niet zo spannend”, vertelt Fleur. “Die is puur voor informatie en werving en richt zich op potentiële leden, reünisten en de zakelijke markt.” Tot zover niks nieuws, maar voor leden die ingelogd zijn openbaart zich een informatief walhalla, een soort Metaverse voor studenten van Virgiel.

Studenten die ingelogd zijn op de website komen in een gepersonaliseerde omgeving. Daar staat alle relevante informatie voor leden of zelfs per individu: van gevonden voorwerpen tot wat je kunt eten op de sociëteit, welke evenementen er zijn, stukken voor vergaderingen, de mogelijkheid ruimtes te reserveren, noem maar op. De informatie is zo persoonlijk dat ieder lid zelfs inzicht krijgt in zijn verengingsfinanciën. “Je ziet op je eigen pagina wat je financiële status is. Je kunt zo precies zien hoe hoog je barschuld is en wat je op een avond gegeten of gedronken hebt.”

API zorgt voor leuke extra’s

Voor het persoonlijk financiële overzicht is een combinatie gemaakt tussen de website van Congressus en de op maat gemaakte oplossing van leverancier GeK. “Het inzicht in de persoonlijke financiën informatie komt van GeK en is dankzij een widget te zien op onze Congressus website”, vertelt Fleur. “Je ziet dus ongemerkt een stukje van een andere website. De API van Congressus maakt het mogelijk dat je dit soort leuke extra’s kunt inbouwen.”

Delegeren scheelt enorm veel tijd

Dat leden zelf inzicht hebben in hun gegevens is mooi, maar een vereniging valt of staat met makkelijk besturen en verbinding tussen leden. “Onderverenigingen als de voetbal- of tennisverenigingen hebben hun eigen website, maar kunnen straks met een eigen account de agenda op onze site aanpassen. Of er foto’s plaatsen. Onze commissies doen dat nu al. Dat delegeren scheelt enorm veel tijd.”

Het is een voordeel dat Congressus zich speciaal op verenigingen richt, dan krijg je toch sneller wat voor elkaar.

Om het contact tussen de leden makkelijk te maken, wilde Virgiel veel zoekmogelijkheden op het ledendeel van de website. “We hebben binnen onze vereniging veel structuren en leden zijn lid van meerdere groepen”, vertelt secretaris Fleur. “Commissies, onderverenigingen, jaarclubs, disputen, huizen. Dat willen we allemaal vindbaar hebben. Je moet dus iemand kunnen vinden die in een bepaalde commissie zit, met foto en telefoonnummer, maar ook in welk huis hij of zij woont. Voor een deel is dat gelukt en voor een deel werkt Congressus al aan dit soort uitbreidingen die voor meer klanten interessant zijn. Wij willen bijvoorbeeld graag zoeken op jaarclub, maar dat moet nog ontwikkeld worden. Het is wel een voordeel dat Congressus zich speciaal op verenigingen richt, dan krijg je toch sneller wat voor elkaar.”

Nieuwe website is verademing

De nieuwe website is voor veel leden een verademing. “De snelheid is beter, de laadtijd ligt binnen een seconde en dat zorgt voor minder frustratie”, weet Fleur. Ook de mogelijkheid om snel door foto’s te scrollen zonder dat je ze eerst hoeft aan te klikken, wordt erg gewaardeerd. “En er zitten echt leuke extraatjes in de website. Als je in een commissie zit, zie je bijvoorbeeld een bolletje bij je profielfoto. Hoe meer bolletjes, hoe actiever de persoon is. En in die bolletjes kun je nu zelf een foto zetten of een gifje. Dat zijn misschien maar kleine dingen, maar het maakt het wel helemaal af.”

We hebben heel creatief moeten denken

Sam was namens Congressus het meest betrokken bij het maken van de website. “We zijn trots dat we het geavanceerde ledenportaal helemaal op maat hebben kunnen maken”, vertelt hij. “Daarvoor hebben we heel creatief moeten denken. Zo heeft GeK het forum omgeturnd tot prikbord en de evenementenmodule gebruikt om de dagelijkse  hap op sociëteit te tonen. De grootste uitdaging zat in het koppelen van de financiële tool die leverancier GeK heeft gemaakt. Dankzij de goede samenwerking tussen Fleur van Virgiel, Zareh van GeK en wij van Congressus is het echt een prachtig product geworden.”