Software voor verenigingen: de zes voordelen

Als bestuur ben je het liefst met je vereniging zelf bezig, want dat is immers je vakgebied of hobby. Het besturen zelf doe je bij voorkeur zo efficiënt mogelijk. En dat is precies waar software voor verenigingen kan helpen. Met deze zes voordelen van slimme verenigingssoftware houd je weer tijd over voor de leuke dingen in je club.

1. Software vermindert administratieve last

Met software voor je vereniging automatiseer je als eerste de ledenadministratie. Dat beperkt de administratieve last tot een minimum. Nieuwe leden melden zichzelf aan via een formulier op de website en al hun gegevens belanden direct en overzichtelijk in je ledenbestand.

Leden doen mutaties zelf

Leden doen de mutaties in hun gegeven ook zelf. Een nieuw adres, ander bankrekening- of telefoonnummer? Dat passen de leden zelf aan, uiteraard met inlog in een beveiligde omgeving. Ook het aanmelden voor evenementen of een aanwezigheidsregistratie verloopt zonder moeite volledig geautomatiseerd. Uiteraard heb je bij deze ledenadministratie altijd de mogelijkheid handmatig dingen aan te passen, of kun je zelf gegevens invoeren voor leden die digitaal wat minder vaardig zijn.

2. Verenigingssoftware is één centraal systeem

Het tweede voordeel van verenigingssoftware is dat je website en ledenadministratie één centraal systeem vormen. Je hebt daarvoor geen separate software nodig en je hoeft niet allerlei Excelbestanden over en weer te mailen of in de gaten te houden wat de meest recente versie is. De integratie van website en ledenadministratie maakt het bestuursleven een stuk eenvoudiger.

Gericht doelgroepen mailen

Snel en makkelijk communiceren met leden is ook een voordeel van software voor je vereniging. Je hebt alle e-mailadressen centraal in je software staan en met een druk op de knop mail je heel gericht je specifieke doelgroep. Het programma van een congres of ledendag mail je alleen naar leden die zich hebben ingeschreven. En de reminder om je op te geven voor een activiteit? Die gaat natuurlijk alleen naar de leden die zich nog niet hebben aangemeld. Ook leden die nog moeten betalen kun je zo gericht benaderen. Mail stuur je vanaf een verenigingsadres en niet langer vanaf je privé-adres. Wel zo handig, zeker als jij je functie overdraagt (zie voordeel 6).

3. Software altijd en overal toegankelijk

Software als Congressus werkt in de cloud en is daarmee altijd en overal toegankelijk. Toegang tot je verenigingssoftware is dus niet beperkt tot de pc van het secretariaat. Onderweg, tijdens een buitenlands congres, je hebt altijd toegang tot je website, webshop, ledenadministratie en de communicatiemogelijkheden.

Nooit meer gegevens kwijt

Een groot voordeel is dat je nooit meer gegevens kwijt kunt raken. Backups worden automatisch geregeld. En van verouderde licenties heb je ook geen last meer. De verenigingssoftware is altijd up-to-date en optimaal beveiligd. Je krijgt regelmatig nieuwe functies en handige tools. Daarvoor hoef je zelf geen nieuwe versies te kopen, downloaden en installeren. Alles staat altijd automatisch voor je klaar, waar je ook bent.

4. Eenvoudig taken verdelen

Verenigingen zijn er in onnoemlijk veel soort en maten. Voor sommige kleinere verenigingen is een professionele website en ledenadministratie al een flinke verbetering. Ze doen het werk vaak met enkele vrijwilligers en meer dan eens hebben die vrijwilligers meerdere taken. Maar of je nu één of meerdere rollen vervult, binnen de verenigingssoftware zijn alle taken goed te scheiden. Je kunt iedereen die gebruik maakt van de software een eigen verantwoordelijkheid geven. Secretaris, penningmeester, websitebeheerder: iedereen werkt met dezelfde software, maar beheert zelf het eigen deel.

Ook voor grotere verenigingen met commissies

Grotere verenigingen kennen een professionele organisatie en werken bijvoorbeeld met meerdere websites voor verschillende commissies of werkgroepen, al dan niet met eigen webshops. Voor al die verenigingen is software ook een uitkomst. Je kunt diverse subbesturen, commissies of redacties heel goed scheiden en ook hier verschillende bevoegdheden toewijzen. Alle verantwoordelijkheden en beheerrechten zijn tot op detail in te stellen.

5. Software voor verenigingen makkelijk te gebruiken

Gebruikersgemak is een speerpunt, in ieder geval bij de verenigingssoftware van Congressus. Ons motto is niet voor niets: Makkelijk, meer vereniging. Of zoals een van onze klanten zegt: ‘Je houdt met Congressus tijd over voor leuke dingen’.

Iedereen kan er mee werken; je bent niet afhankelijk van een specialist

Wie een klein beetje digitaal vaardig is, heeft het alles-in-een-pakket voor ledenadministratie, website en communicatie zo in de vingers. Het vullen van de website, het maken van mailinglijsten of het verkopen van tickets is overzichtelijk en intuïtief. Om de software te gebruiken heb je dus geen ict specialist nodig. Omdat iedereen ermee kan werken, bent je als vereniging niet afhankelijk van die ene handige vrijwilliger. En je hoeft echt niet op cursus als je de ledenadministratie wilt automatiseren.

Onze klanten waarderen onze verenigingssoftware gemiddeld met een 9,2. En mocht je hulp nodig hebben: ons ‘vriendelijk supportteam’ wordt door 96 procent van onze klanten als goed of uitstekend beoordeeld.

Ben je benieuwd welke klant zegt dat je met Congressus tijd over houdt voor leuke dingen? Dat lees je in dit artikel over de bierbrouwersverening Tripple-W

of bekijk hoe makkelijk de Koninklijke Vereniging voor Microbiologie de overstap naar Congressus heeft ervaren.

6. Eenvoudig overdragen aan nieuw bestuur

Iedere vereniging heeft te maken met verloop onder vrijwilligers. Dan is het wel zo makkelijk als je taken en verantwoordelijkheden zonder veel gedoe kunt overdragen. Omdat de software voor je vereniging een compleet pakket is dat in de cloud werkt, verloopt die overdracht vrijwel altijd vloeiend.

Een nieuwe penningmeester hoeft geen programma’s te installeren, maar kan op afstand alvast meekijken of meewerken. Omdat je met meerdere mensen kunt inloggen kun je ook samen aan een project of taak werken. De nieuwe websitebeheerder kan in het begin bijvoorbeeld allerlei functies proberen, wat testpagina’s maken of eerst het blog bijhouden en dan dieper in de lay-out duiken.

Bij de overdracht is het simpelweg een kwestie van even meekijken, de accounts aanpassen en je zult zien dat overdracht vlekkeloos verloopt.

Wat is Congressus?

In dit artikel van Congressus noemen we onszelf een paar keer als voorbeeld. Ken je ons nog niet? Congressus is software voor verenigingen waarmee je zowel ledenadministratie, website, communicatie als financiële administratie beheert. Nieuwsgierig? Neem vooral contact op en vraag naar een demo!